Giải pháp phòng ngừa rủi ro cho doanh nghiệp gia công, sản xuất xuất khẩu

Hoạt động nghiệp vụ tại Chi cục Hải quan cửa khẩu sân bay quốc tế Đà Nẵng. Ảnh: N.Linh

Cần nắm rõ chính sách

Theo lãnh đạo Cục Hải quan Đà Nẵng, các doanh nghiệp khi nộp báo cáo quyết toán hiện nay hay gặp phải các lỗi về định mức nguyên phụ liệu, chênh lệch số liệu giữa các chứng từ,... khiến cho nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình lập báo cáo quyết toán.

Chính vì vậy, đây là vấn đề Cục Hải quan Đà Nẵng ưu tiên chia sẻ kinh nghiệm với doanh nghiệp trên địa bàn.

Theo Phòng Giám sát quản lý về hải quan (Cục Hải quan Đà Nẵng), doanh nghiệp cần nắm rõ các nguyên tắc lập sổ kế toán và báo cáo quyết toán sao cho dữ liệu trên chứng từ phải khớp nhau, tránh trường hợp chênh lệch ảnh hưởng đến mức thuế phải đóng cũng như uy tín của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần cập nhật những thông tư, nghị định, văn bản pháp luật mới nhất và nắm chắc các quy định chung để không bị trễ thời hạn cho phép nộp báo cáo quyết toán, với thời gian nộp chậm nhất là 90 ngày sau khi kết thúc năm tài chính.

Theo đó, doanh nghiệp cần hiểu đúng các hướng dẫn về các chỉ tiêu thông tin trên báo cáo quyết toán. Các chỉ tiêu thông tin trên báo cáo quyết toán không chỉ là số liệu của riêng bộ phận xuất nhập khẩu mà có liên quan đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp (thông tin xuất nhập khẩu chỉ là các thông tin để kiểm tra đối chiếu). Bên cạnh đó thường xuyên kiểm tra, rà soát các sai sót trong quá trình làm thủ tục hải quan như: mã nguyên liệu, vật tư, mã sản phẩm trên tờ khai với mã tại kho/mã Kế toán - đơn vị tính, quy đổi đơn vị tính; tờ khai sửa, huỷ sau thông quan...

Đồng thời, khi lập báo cáo quyết toán cần phải liên kết số liệu từ các bộ phận, từ thực tế sản xuất và hệ thống sổ, chứng từ kế toán theo dõi tại doanh nghiệp như: bộ phận quản lý kho; bộ phận sản xuất; bộ phận kế toán; bộ phận xuất nhập khẩu.

Doanh nghiệp cũng cần thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý để kịp thời điều chỉnh khi phát hiện sai sót, chênh lệch. Trong đó, kế toán doanh nghiệp cần tách nguồn nguyên liệu, vật tư theo loại hình xuất nhập khẩu: miễn thuế, không chịu thuế, kinh doanh nộp thuế, mua, cung ứng nội địa…; các trường hợp không thực hiện thủ tục hải quan nhưng vẫn phải quản lý, theo dõi; hạch toán và lưu giữ chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính về chế độ kế toán, kiểm toán; thông báo các hoạt động diễn ra trong kho cho bộ phận xuất nhập khẩu các trường hợp xuất kho vào mục đích khác với mục đích sản xuất như: cấp phát thừa nguyên liệu, vật tư phải thu hồi, sản xuất thiếu phải cấp bù, xuất đưa đi gia công lại ở nội địa, xuất tiêu dùng cho hoạt động của doanh nghiệp, xuất bán nguyên liệu, xuất bán phế liệu, xuất khác (tiêu hủy, biếu tặng), xuất thiếu do kiểm kê…

Giải pháp để phòng ngừa rủi ro

Liên quan đến vấn đề này, ông Phan Hải Triều, Phó phòng Thông quan xuất nhập khẩu, Công ty InterLOG chia sẻ một số lỗi thường gặp trong khai báo hải quan, lập báo cáo quyết toán như: khai báo sai số lượng; nhập thừa, thiếu, xuất thừa, thiếu số lượng không khai bổ sung tờ khai hải quan; sử dụng nguyên liệu vật tư vào mục đích khác, bán nội địa không khai thay đổi mục đích sử dụng; không thông báo hợp đồng gia công, hợp đồng gia công lại, cơ sở sản xuất nhận gia công lại; khai sai mã loại hình, chốt tồn lẫn lộn hợp đồng gia công. Về nội dung báo cáo, các lỗi thường gặp như: quyết toán số liệu không đúng thực tế quản trị nội bộ doanh nghiệp, quyết toán sai định mức; sai số liệu nguyên liệu; sai số liệu thành phẩm; không thực hiện quyết toán đúng thời hạn; không sửa đổi, bổ sung theo thời hạn quy định; không nộp hồ sơ quyết toán; xử lý phế liệu phế phẩm không đúng quy định, sử dụng nguyên liệu vật tư không đúng mục đích.

Theo ông Phan Hải Triều, nhiều nguyên nhân gây chênh lệch báo cáo quyết toán như: không tìm hiểu, không nắm quy định pháp luật; có tìm hiểu nhưng không hệ thống hóa đầy đủ văn bản pháp luật có liên quan; có tìm hiểu nhưng không hiểu đúng nên thực hiện vẫn sai; bộ phận xuất nhập khẩu hiểu nhưng bộ phận có trách nhiệm liên quan không hiểu nên không thực hiện hoặc có thực hiện nhưng không đúng. Điều đó có thể dẫn đến những rủi ro về truy thu thế, xử phạt các hành vi vi phạm hành chính; đánh giá mức độ tuân thủ.

Do đó, theo ông Phan Hải Triều, giải pháp để phòng ngừa rủi ro là doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ quy trình quản lý, sử dụng nguyên liệu vật tư từ khi nhập nguyên liệu, xuất sản phẩm, lập báo cáo quyết toán đồng bộ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp; chủ động theo dõi xây dựng định mức thực tế; tham chiếu với số liệu, quy định pháp luật với cơ quan Hải quan. Đặc biệt, mọi thay đổi liên quan đến địa điểm sản xuất, chế biến, lưu giữ hàng hóa sản phẩm phải thông báo tới cơ quan Hải quan bằng văn bản; chủ động kiểm kê và đối chiếu chéo các số liệu tổng hợp từ kiểm kê kho và ban giao chi tiết rõ ràng khi có thay đổi nhân sự…