Nhiều rủi ro khi một doanh nghiệp lại có hai hệ thống sổ sách kế toán

Toàn cảnh hội thảo Ảnh: Nga Phạm.

Cơ quan thuế nắm bắt hoạt động kinh doanh theo thời gian thực.

Tại Hội thảo ông Nguyễn Văn Phụng, chuyên gia cao cấp về thuế cho biết, thời gian qua, ngành Thuế đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào tất cả các khâu quản lý, từ khai báo, nộp thuế đến hoàn thuế, kiểm tra – giám sát giao dịch.

Theo đó, hệ thống thuế điện tử, hóa đơn điện tử, nộp thuế qua ngân hàng, kết nối với cổng dịch vụ công quốc gia, tích hợp dữ liệu lớn (Big Data), trí tuệ nhân tạo (AI)… đang giúp cơ quan thuế nắm bắt hoạt động kinh doanh gần như theo thời gian thực. Việc số hóa công tác quản lý… giúp cơ quan thuế nắm bắt được các hoạt động đang diễn ra theo thời gian thực của doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp, điều này không chỉ tạo thuận lợi trong việc thực hiện nghĩa vụ tài chính với Nhà nước, việc kết nối với hệ thông của cơ quan thuế giúp doanh nghiệp sớm nhận được các cảnh báo, được cơ quan thuế giám sát nhanh hơn, các sai sót sớm được phát hiện… Song cũng đặt ra nhiều thách thức như phải bảo đảm kết nối với hệ thống của cơ quan thuế, nguồn nhân lực, tính minh bạch…

Theo bà Lê Thị Yến – CEO Công ty TNHH Tư vấn Thuế Hà Nội – hiện vẫn có đến 90% doanh nghiệp duy trì hai hệ thống sổ kế toán, một phục vụ quản lý nội bộ, một để kê khai với cơ quan thuế. Đây là thói quen hình thành từ thời kỳ ngành Thuế còn quản lý thủ công, hóa đơn giấy và quy trình thiếu đồng bộ.

Tuy nhiên, trong bối cảnh quản lý hiện đại và kết nối dữ liệu toàn diện, việc này gây ra nhiều hệ lụy liên quan đến chênh lệch doanh thu, tồn kho ảo, tiền mặt âm/dư thừa, công nợ sai lệch… Nguy hiểm hơn, việc tồn tại hai sổ dẫn đến nguy cơ bị xử phạt, truy thu thuế, thậm chí xử lý hình sự.

Cụ thể, Luật Kế toán 2015 (Điều 13, khoản 10) nghiêm cấm hành vi lập hai hệ thống sổ kế toán nếu số liệu không đồng nhất. Bộ luật Hình sự (Điều 221) quy định mức xử phạt nghiêm khắc nếu hành vi này gây thiệt hại từ 1 tỷ đồng tiền thuế trở lên – mức phạt có thể lên tới 10-20 năm tù, nặng hơn cả tội trốn thuế.

Đặc biệt, các doanh nghiệp trong lĩnh vực nhà hàng, du lịch, xây dựng – nơi thường xuyên giao dịch tiền mặt hoặc bán hàng cho cá nhân – nếu sử dụng tài khoản cá nhân cho hoạt động kinh doanh sẽ đối mặt với rủi ro pháp lý rất lớn.

Xóa bỏ thuế khoán – thúc đẩy minh bạch và công bằng

Một trong những thay đổi quan trọng trong chính sách thuế 2025 là việc Chính phủ khẳng định sẽ xóa bỏ hoàn toàn hình thức thuế khoán chậm nhất vào năm 2026, thay thế bằng mô hình kê khai – nộp thuế dựa trên dữ liệu thực tế và hóa đơn điện tử.

Thông tin về các quy định mới trong lĩnh vực thuế thu hút sự quan tâm của cộng đồng kế toán. Ảnh: Nga Phạm.

Bên cạnh đó, Nghị định 70/2025/NĐ-CP yêu cầu từ 1/6/2025, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế và máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế theo thời gian thực. “Đây là bước đi quan trọng nhằm đảm bảo môi trường kinh doanh công bằng – minh bạch, tránh thất thu thuế", bà Yến khẳng định.

Theo bà Yến, với các quy định này có nghĩa mọi hoạt động kinh doanh đều được số hóa và giám sát chặt chẽ. Cơ quan thuế sẽ không còn căn cứ vào ước tính, khoán doanh thu tiền thuế cố định như trước, mà dựa trên giao dịch thực tế được ghi nhận qua hóa đơn điện tử. Đây là cơ hội để xây dựng một môi trường kinh doanh công bằng, minh bạch và cạnh tranh lành mạnh, nhưng cũng là áp lực đối với những doanh nghiệp, hộ kinh doanh còn tư duy cũ kỹ.

Do đó, việc quản lý thuế giờ đây không chỉ là trách nhiệm của cơ quan thuế, mà còn là phần việc của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp không kiểm soát tốt dữ liệu, kế toán sai lệch, hoặc sử dụng hệ thống hai sổ, họ sẽ dễ dàng bị phát hiện thông qua các hệ thống phân tích dữ liệu, đối chiếu giao dịch, kiểm soát dòng tiền của ngành thuế.

Bà Yến cũng cho rằng, kế toán ngày nay không còn là “người nhập liệu” đơn thuần, mà phải có năng lực sử dụng công nghệ, xử lý dữ liệu lớn, phân tích và đánh giá tình hình tài chính dưới góc độ quản trị và thuế. Qua đó hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn, kịp thời và giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh.

Trong khi đó, theo ông Lê Văn Khương, Giám đốc Trung tâm Hỗ trợ Doanh nghiệp nhỏ và vừa, Kinh tế tập thể khu vực phía Bắc, các quy định pháp luật mới như Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Luật Thuế GTGT sửa đổi yêu cầu doanh nghiệp thay đổi hệ thống kế toán, đảm bảo minh bạch, tuân thủ, kết nối và tương thích với hệ thống quản lý thuế của Nhà nước.

Điều này tạo áp lực lớn cho các doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp nhỏ và vừa, nhưng đồng thời cũng là cơ hội để các doanh nghiệp chuyển mình theo hướng chuyên nghiệp hóa. Các doanh nghiệp nếu quản trị tốt, có sổ sách rõ ràng, minh bạch sẽ dễ dàng tiếp cận vốn vay, nâng cao giá trị doanh nghiệp và tạo niềm tin với đối tác.