Đa số doanh nghiệp sử dụng phần mềm dự báo đơn giản

Công tác dự báo tốt sẽ giúp DN tăng lợi nhuận. Ảnh: T.H

Độ chính xác 50-70%

Theo ông Julien Brun, Tổng giám đốc Công ty CEL Consulting, công tác dự báo nhu cầu là một trong những khó khăn lớn nhất các doanh nghiệp gặp phải khi hoạt động tại một thị trường đang phát triển như Việt Nam. Mức độ chính xác trung bình dao động từ 50-70% tùy theo ngành nghề và có ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình lập kế hoạch S&OP. Dự báo thiếu chính xác có thể gây ra những vấn đề về nguồn nguyên liệu và kế hoạch sản xuất, ảnh hưởng đến doanh thu, dòng tiền mặt, lợi nhuận và khả năng cạnh tranh.

Mặc dù mức độ dự báo trung bình của doanh nghiệp tại Việt Nam dao động từ 50-70%, nhưng trên thực tế, để hiểu được doanh nghiệp đang dự báo chính xác hay không, cần nhìn sâu hơn những con số cụ thể. Một trong những yếu tố ảnh hưởng đến dự báo là những hoạt động khuyến mãi kích cầu. Trên thực tế một doanh nghiệp có thể kinh doanh rất nhiều sản phẩm, nhưng chỉ có một vài nhóm sản phẩm có vai trò chủ đạo đóng góp đến 80% doanh thu. Những sản phẩm này thông thường sẽ được kích cầu mạnh, và vì đặc điểm đó mà thường sẽ ít chính xác hơn so với những sản phẩm được kích cầu nhẹ hoặc có doanh thu ổn định.

Hoàn toàn không có gì lạ khi những loại sản phẩm này được dự báo với độ chính xác có thể thấp hơn 50%. Khi hiểu được vấn đề này, doanh nghiệp có thể nhận thấy rằng trung bình cộng độ chính xác của tất cả các sản phẩm sẽ che giấu đi sự thật là doanh nghiệp đang dự báo thiếu chính xác ở những nhóm hàng hóa chủ lực chiếm phần lớn doanh thu và tồn kho của họ.

Cần coi trong dự báo

Đa số doanh nghiệp Việt Nam đang thực hiện dự báo nhu cầu bằng những công cụ đơn giản như Excel, hoặc tính năng dự báo của hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP. Chỉ một số ít doanh nghiệp sử dụng những phần mềm dự báo chuyên dụng. Chính vì vậy, các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn trong việc chuẩn hóa quy trình thực hiện dự báo, thu thập và xử lý dữ liệu, cũng như lựa chọn phương pháp dự báo phù hợp. Ngoài ra, còn một bộ phận không nhỏ các doanh nghiệp chưa thực hiện dự báo, hoặc dự báo bằng cảm tính và kinh nghiệm thay vì sử dụng những phương pháp thống kê dựa trên số liệu.

Theo nghiên cứu của APICS, việc chuẩn hóa quy trình, xử lý tốt dữ liệu đầu vào, và ứng dụng đúng cách những phương pháp thống kê có thể giúp tăng tối thiểu 10-15% độ chính xác. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể cải thiện thêm ít nhất 15% độ chính xác bằng cách vận dụng hiệu quả kiến thức và kinh nghiệm kết hợp với những phân tích chuyên sâu thường có trong những phần mềm dự báo chuyên dụng. Như vậy phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam đều có thể kỳ vọng cải thiện từ 20-30% độ chính xác nếu thực hiện chuẩn hóa công tác dự báo một cách có hệ thống.

Ông Julien Brun chia sẻ, 80% những nhà quản lý cấp cao tại các doanh nghiệp lớn đều coi dự báo là một trong những hoạt động cực kỳ quan trọng và cấp thiết. Vì dự báo đóng vai trò đầu vào cho toàn bộ quá trình lập kế hoạch của doanh nghiệp. Nếu đầu vào không đảm bảo chất lượng thì đầu ra sẽ là một kế hoạch không sát với thực tế, dẫn đến nhiều hệ lụy về cả doanh thu lẫn lợi nhuận cũng như dòng tiền.

Nghiên cứu của APICS chỉ ra rằng những doanh nghiệp làm tốt công tác dự báo sẽ giảm được 15% tồn kho và 90% sự cố hết hàng, rút ngắn 35% chu kỳ tiền mặt, và tăng 17% số lần thực hiện đơn hàng hoàn hảo. Quy đổi ra lợi ích về tài chính đó là cứ tăng 3% độ chính xác thì sẽ tăng 2% lợi nhuận. Chính vì vậy mà ngay cả tại những thị trường phát triển như Bắc Mỹ, việc cải thiện hoạt động dự báo nằm trong nhóm 3 mục tiêu cải thiện quan trọng nhất của các doanh nghiệp.

Các chuyên gia cũng đưa ra 3 khuyến nghị cho việc cải thiện hoạt động dự báo của các doanh nghiệp, như: Tập trung chuẩn hóa quy trình. Quy trình dự báo nên được tập trung tại một bộ phận chuyên trách và phân bổ trách nhiệm rõ ràng theo chiều ngang giữa các bộ phận có liên quan. Ngoài ra, quy trình dự báo hiệu quả không chỉ dừng lại ở sự phối hợp trong nội bộ mà còn phải bao gồm sự phối hợp chặt chẽ với khách hàng; Đầu tư vào công cụ chuyên dụng, giải pháp phần mềm lập dự báo phù hợp.

Hoạt động dự báo có bản chất phức tạp vì bao gồm nhiều thuật toán và phương pháp thống kê hầu như xa lạ với chủ doanh nghiệp, cấp quản lý. Vì bản chất phức tạp đó mà những công cụ đơn giản như Excel sẽ khó có thể điều chỉnh linh hoạt được, và sự cứng nhắc sẽ là “mồ chôn” cho các hoạt động dự báo. Hiện tại, trên thị trường Việt Nam, hiện đã có các giải pháp chuyên dụng về lập dự báo như FuturMaster, ForecastPro… mà khu vực hay thế giới đã sử dụng…