Bộ Tài chính tiết kiệm hàng trăm tỷ đồng khi sử dụng văn bản điện tử

Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước

CBCC ngành Tài chính từ Trung ương đến địa phương đang sử dụng eDocTC hàng ngày . Ảnh: Hồng Nụ.

Gửi, nhận trong 5 phút

Từ cuối năm 2015, Bộ Tài chính đã tiến hành cài đặt và triển khai thử nghiệm chương trình eDocTC. Đây là hệ thống được xây dựng nhằm đáp ứng công tác quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành của lãnh đạo. Chương trình gồm: Quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, quản lý tờ trình bộ, quản lý hồ sơ công việc, quản lý theo dõi các chỉ đạo của lãnh đạo,… xuyên suốt 4 cấp điều hành.

Theo ông Võ Anh Trung, Phó Cục trưởng Cục Tin học và Thống kê tài chính, Bộ Tài chính, việc triển khai chương trình eDocTC thống nhất trong Bộ Tài chính là yêu cầu tất yếu, vừa tiết kiệm chi phí, vừa thúc đẩy việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước và Nghị quyết số 36a/NQ-CP của Chính phủ về Chính phủ điện tử.

Chương trình eDocTC được triển khai rộng trong cơ quan Bộ Tài chính và các tổng cục từ 1/1/2016. Đến tháng 9/2016, Bộ Tài chính đã hoàn thành việc liên thông văn bản điện tử giữa các đơn vị trực thuộc và với Văn phòng Chính phủ. Văn bản chuyển từ đơn vị gửi đến đơn vị nhận mất chưa đầy 5 phút, rút ngắn đáng kể thời gian xử lý công việc so với trước đây. Số lượng văn bản điện tử trao đổi trên Hệ thống trục liên thông trao đổi văn bản điện tử ngành Tài chính khoảng 300.360 văn bản. Số lượng văn bản trao đổi trên Hệ thống trục liên thông văn bản Chính phủ là 8.426 văn bản.

Điểm cốt lõi của chương trình này chính là trục liên thông văn bản toàn Ngành, liên thông văn bản 4 cấp. Hiện nay, cơ quan Bộ Tài chính là đơn vị áp dụng đầy đủ các phân hệ chính của chương trình eDocTC gồm phân hệ quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, quản lý tờ trình, quản lý lịch làm việc của lãnh đạo, quản lý đăng ký sử dụng xe ô tô công, quản lý đăng ký sử dụng và công khai phòng họp lên bảng điện tử. Dữ liệu của các phân hệ này đã được các đơn vị đưa 100% lên phần mềm. Đối với các phân hệ quản lý văn bản, lãnh đạo Văn phòng Bộ Tài chính đã quán triệt tinh thần triển khai cho các phòng Hành chính, Thư ký của Văn phòng Bộ là các đơn vị đầu mối kiểm soát thông tin đầu vào và đầu ra của hệ thống với tinh thần gương mẫu, đi đầu, nghiêm chỉnh thực hiện sử dụng chương trình.

Đến thời điểm hiện nay, tại Văn phòng Bộ, 100% cán bộ đã sử dụng chương trình eDocTC. Các đơn vị điển hình gồm: Cục Tin học và Thống kê tài chính, Vụ Tài chính Hành chính sự nghiệp, Vụ Ngân sách nhà nước, lãnh đạo đơn vị đã phê xử lý văn bản điện tử thay thế văn bản giấy. Đồng thời, ngành Thuế cũng đã triển khai chương trình eDocTC ở trụ sở Tổng cục Thuế, 3 cục thuế địa phương là Hà Nội, Hải Phòng, Bắc Ninh và 53 chi cục. Chương trình eDocTC cũng được Kho bạc Nhà nước đưa vào vận hành tại 14 vụ, cục, đơn vị sự nghiệp và 6 tỉnh thành (Đà Nẵng, Quảng Bình, Hà Tĩnh, Bình Dương, Đắk Lắk, Hà Giang) ở mức 1; 57 Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố triển khai chương trình eDocTC ở mức 2. Tương tự, với Tổng cục Hải quan, Tổng cục Dự trữ nhà nước, tất cả các đơn vị ở trụ sở Tổng cục và hầu hết các đơn vị ở địa phương đều đã triển khai. Theo đánh giá của các đơn vị, chương trình eDocTC đã cơ bản thay đổi phương thức làm việc từ xử lý văn bản giấy sang xử lý văn bản điện tử của hàng vạn cán bộ, công chức, viên chức ngành Tài chính.

Tiết kiệm hàng trăm tỷ đồng

Theo báo cáo đánh giá từ Cục Tin học và Thống kê tài chính, chương trình eDocTC tạo nền tảng bước đầu xây dựng Chính phủ điện tử theo Nghị quyết 36a trong ngành Tài chính, khi đảm bảo việc kết nối liên thông văn bản giữa Bộ Tài chính và các đơn vị trong ngành Tài chính; giữa Bộ Tài chính và Văn phòng Chính phủ. Chương trình eDocTC chuyển đổi phương thức làm việc từ xử lý văn bản giấy sang xử lý văn bản điện tử, bước đầu là một trong các công cụ hữu hiệu thực hiện cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả làm việc của cán bộ, công chức, viên chức ngành Tài chính.

Một đại diện lãnh đạo Văn phòng Bộ Tài chính cho hay, hiện nay, gần như 100% văn bản đến và đi không thuộc loại mật của các đơn vị được triển khai phần mềm đã quét lên chương trình. Chỉ tính riêng cơ quan Bộ Tài chính với lượng văn bản đến và đi là 160.000 văn bản/năm, số tiền tiết kiệm cho ngân sách nhà nước vào việc in ấn, photo lên tới hàng trăm tỷ đồng mỗi năm.

Theo lộ trình, Bộ Tài chính sẽ triển khai mở rộng chương trình eDocTC bằng việc mở rộng áp dụng thống nhất trong toàn ngành Tài chính từ trung ương xuống 100% đơn vị địa phương, đảm bảo yêu cầu liên thông, tích hợp trao đổi văn bản trong toàn ngành Tài chính và sẵn sàng tích hợp với các đơn vị ngoài ngành thông qua chuẩn tích hợp của Bộ Thông tin và Truyền thông. Đặc biệt, việc quan trọng của quá trình mở rộng này là triển khai đến 100% đơn vị cấp tỉnh, cấp huyện của hệ thống ngành Thuế, Hải quan, Kho bạc Nhà nước. Đối với các đơn vị có số lượng văn bản xử lý lớn và có đăng ký nhu cầu triển khai đến cấp chuyên viên, các tổng cục sẽ chịu trách nhiệm rà soát, quyết định việc cho phép triển khai đến mức chuyên viên khi xây dựng nội dung, phạm vi triển khai chi tiết.

Đó là nền tảng để Bộ Tài chính sẵn sàng cho việc triển khai kết nối, gửi, nhận văn bản điện tử với Trục liên thông văn bản quốc gia trong thời gian tới, tạo nên bước đột phá trong xác lập nền tảng kết nối, chia sẻ thông tin, dữ liệu của Chính phủ cũng như xây dựng Chính phủ điện tử tiến tới Chính phủ số tại Việt Nam.