Triển khai Hệ thống điều hành tập trung đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số và nâng cao công tác quản lý nội ngành

Phó Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan Trần Đức Hùng.

Ngành Hải quan đã triển khai một số hệ thống quản lý nội ngành, vì sao Tổng cục Hải quan lại xây dựng và triển khai Hệ thống điều hành tập trung Hải quan trong bối cảnh hiện nay, thưa Phó Tổng cục trưởng?

Trước đây, để phục vụ công tác quản lý nội ngành, Tổng cục Hải quan đã triển khai một số hệ thống như: Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tập trung (eDoc); Hệ thống họp trực tuyến; Hệ thống chấm công bằng vân tay; Hệ thống kế toán nội bộ; Hệ thống quản lý tài sản; Hệ thống quản lý cán bộ…

Việc triển khai song song các hệ thống nêu trên đã hỗ trợ công tác quản lý, song còn một số bất cập, tồn tại, hạn chế, đó là: nhiều hệ thống riêng biệt, triển khai độc lập, không có tính liên kết, hỗ trợ lẫn nhau dẫn đến khó khăn trong việc tổng hợp, cung cấp thông tin cho lãnh đạo các cấp trong công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành; Hệ thống eDoc được triển khai theo mô hình phân tán, không áp dụng Big data, trí tuệ nhân tạo hỗ trợ phân tích, xử lý thông tin…

Để khắc phục các bất cập, hạn chế nêu trên, đáp ứng các yêu cầu về chuyển đổi và để nâng cao hiệu quả quản lý, căn cứ Chiến lược phát triển Hải quan đến năm 2030, Kế hoạch chuyển đổi số ngành Hải quan đến năm 2025, định hướng đến năm 2030, Tổng cục Hải quan xác định cần thiết phải xây dựng một hệ thống quản lý, điều hành tập trung nội ngành nhằm đáp ứng các mục tiêu trên là yêu cầu cấp bách, phù hợp với thực tiễn.

Việc xây dựng và triển khai Hệ thống điều hành tập trung Hải quan còn nhằm ứng dụng các thành tựu của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 và đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số theo chỉ đạo của Đảng, Chính phủ, Bộ Tài chính…

Xin Phó Tổng cục trưởng cho biết những nội dung cơ bản của Hệ thống điều hành tập trung Hải quan?

Hệ thống điều hành tập trung Hải quan với khoảng 12 phân hệ chính và đảm bảo tính mở của hệ thống để sẵn sàng tích hợp, bổ sung các phân hệ/chức năng phát sinh theo yêu cầu quản lý.

12 phân hệ chính gồm: Phân hệ quản lý văn bản (văn bản đi và văn bản đến); Phân hệ tổng hợp – báo cáo; Phân hệ lập hồ sơ điện tử, quản lý, lưu trữ hồ sơ điện tử; Phân hệ thông tin, lĩnh vực lãnh đạo Tổng cục quan tâm; Phân hệ phòng họp không giấy tờ (họp trực tuyến); Phân hệ một cửa liên thông điện tử; Phân hệ cải cách hành chính và kiểm soát thủ thủ tục hành chính; Phân hệ báo chí và tuyên truyền; Phân hệ bảo tàng số; Phân hệ quản lý chấm công (FaceID); Phân hệ quản lý nghỉ phép; Phân hệ quản lý tài sản.

Phó Tổng cục trưởng có thể chia sẻ rõ hơn về những lợi ích nổi bật của Hệ thống điều hành tập trung Hải quan?

Như đề cập ở trên, Hệ thống điều hành tập trung Hải quan vừa khắc phục các bất cập trước đây, vừa đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số và nâng cao hiệu quả quản lý nội Ngành.

Các lợi ích nổi bật như: việc triển khai Phân hệ quản lý văn bản (văn bản đi và văn bản đến) sẽ góp phần tăng hiệu quả lao động, việc luân chuyển văn bản được thực hiện nhanh chóng, chính xác, kết nối với hệ thống truyền, nhận văn bản của các bộ, ngành, UBND các tỉnh, thành phố, đảm bảo tính kịp thời, tiết kiệm thời gian, chi phí chuyển phát, văn phòng phẩm...

Đối với Phân hệ tổng hợp - báo cáo giúp hiện đại hoá, đơn giản và tự động hóa chế độ báo cáo, tổng hợp phục vụ công tác quản lý, điều hành của Tổng cục gồm: báo cáo phục vụ Quốc hội, Chính phủ, Bộ Tài chính, báo cáo định kỳ của ngành Hải quan (báo cáo ngày, tuần, tháng, quý, sơ kết, tổng kết…); báo cáo đột xuất, phát sinh theo yêu cầu;… giúp tiết kiệm nguồn nhân lực thực hiện công tác báo cáo.

Về Phân hệ lập hồ sơ điện tử, quản lý, lưu trữ hồ sơ điện tử, hồ sơ điện tử được bắt đầu hình thành ngay từ khi cán bộ, công chức, viên chức được giao xử lý tiếp nhận văn bản đến hoặc ý kiến chỉ đạo.

Việc lập hồ sơ điện tử giúp nâng cao hiệu suất và chất lượng lao động của cán bộ, công chức, quản lý hồ sơ, tài liệu chặt chẽ, tránh tình trạng thất lạc tài liệu, việc tra cứu nhanh chóng, chính xác, góp phần đánh giá hiệu quả lao động của cán bộ, công chức, đồng thời là tiền đề để triển khai lưu trữ tài liệu điện tử.

Trên cơ sở hồ sơ công việc điện tử đã được lập, sau khi kết thúc, đóng hồ sơ, hết năm công tác được chuyển vào lưu trữ điện tử cơ quan giúp tiết kiệm diện tích kho lưu trữ, tiết kiệm thời gian và kinh phí chỉnh lý hồ sơ, tài liệu, chi phí văn phòng phẩm, giảm các hoạt động thủ công của công chức lưu trữ, đặc biệt trong khâu tiếp nhận hồ sơ lưu trữ, báo cáo thống kê, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu…

Phân hệ phòng họp không giấy tờ (họp trực tuyến) sẽ hỗ trợ tổ chức các cuộc họp trên môi trường mạng, người tham gia cuộc họp chỉ cần sử dụng máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc các thiết bị điện tử nhỏ, gọn thay vì sử dụng các tài liệu giấy; có thể truy cập, tải cùng lúc nhiều tài liệu liên quan đến nội dung cuộc họp..

Phân hệ một cửa liên thông điện tử trong tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) sẽ tạo thuận lợi cho tổ chức, cá nhân trong việc gửi hồ sơ yêu cầu giải quyết TTHC đến cơ quan Hải quan và đáp ứng tốt hơn yêu cầu tiếp nhận, quản lý tình hình, kết quả, dữ liệu giải quyết TTHC của các đơn vị trong ngành Hải quan...

Phân hệ cải cách hành chính (CCHC) và kiểm soát thủ thủ tục hành chính xây dựng mẫu phiếu điện tử theo đúng các tiêu chí, tiêu chí thành phần của Chỉ số CCHC ban hành kèm theo Quyết định số 1500/QĐ-TCHQ ngày 24/5/2019 của Tổng cục Hải quan.

Các đơn vị tự đánh giá, chấm điểm Chỉ số CCHC thông qua hệ thống, nhập dữ liệu kết quả tự đánh giá, chấm điểm, nội dung giải trình (nếu có) và đính kèm các tài liệu kiểm chứng dạng file điện tử.

Sau khi hoàn thành đánh giá, Hội đồng chấm điểm chỉ số CCHC sẽ cập nhật kết quả và công khai thông qua hệ thống dưới dạng các biểu đồ trực quan…

Thưa Phó Tổng cục trưởng, việc triển khai một hệ thống CNTT mới như Hệ thống điều hành tập trung Hải quan chắc chắn sẽ có những khó khăn. Vậy, ngành Hải quan có giải pháp gì để thực hiện thành công?

Theo đánh giá của cá nhân tôi, một trong những khó khăn, thách thức lớn nhất khi triển khai Hệ thống điều hành tập trung Hải quan đó là thay đổi thói quen.

Trước đây, chúng ta sử dụng hệ thống eDoc để tra cứu, đọc các băn bản trên môi trường điện tử, nhưng việc xử lý vẫn thực hiện theo phương thức thủ công (trên giấy tờ).

Nay, với hệ thống mới, hầu hết công việc được thực hiện trên môi trường điện tử, điều này đồng nghĩa với việc chúng ta phải thay đổi cách thức làm việc. Việc thay đổi cách thức, thói quen làm việc sẽ có những khó khăn nhất định (đặc biệt với những cán bộ, công chức lớn tuổi).

Do đó, để việc triển khai Hệ thống điều hành tập trung Hải quan một cách trơn tru, tôi đề nghị thủ trưởng các đơn vị phổ biến, quán triệt tới toàn thể cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong đơn vị. Đặc biệt là quán triệt, tuyên truyền, phổ biến cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động hiểu rõ được về những mục tiêu, ý nghĩa lợi ích, quyết tâm chính trị để triển khai thực hiện Hệ thống một cách hiệu quả.

Xin trân trọng cảm ơn Phó Tổng cục trưởng!