Khi nhà báo làm... sự kiện

Tọa đàm về chủ đề “Công nghiệp ô tô Việt Nam thực hiện Hiệp định thương mại tự do: Phát triển theo hướng nào?” do Tạp chí Hải quan tổ chức, ngày 24/5/2024. Ảnh: Quang Hùng

Vạn sự khởi đầu nan...

Nhớ lại những ngày đầu “mon men” làm quen với sự kiện, rồi tổ chức “thành công” sự kiện, mới thấy giá trị của quyết tâm và “dám nghĩ, dám làm” của lãnh đạo và toàn tòa soạn! Công việc giỏi nhất của tôi là làm báo và tổ chức nội dung tờ báo. Tuy nhiên số phận lại rẽ sang một hướng khác, nên công việc tổ chức sự kiện bỗng dưng thành nghề, và có lẽ kéo dài... đến lúc về hưu...

Vào buổi sáng đó, khi tôi còn cà phê, trà đá đâu đó thì Tổng biên tập cho gọi, có việc cần trao đổi... “Tới đây, Báo Hải quan (nay là Tạp chí Hải quan) được giao tự chủ về tài chính một phần. Để duy trì hoạt động xuất bản và đảm bảo đời sống cán bộ viên chức, hợp đồng lao động, tòa soạn cần mở mang thêm công việc để tăng nguồn thu...” Sếp giao tôi khảo sát, nghiên cứu (kể cả cơ sở pháp lý) để trình Lãnh đạo Tổng cục xin chủ trương về tổ chức sự kiện bằng nguồn kinh phí xã hội hóa. Tuy không rành việc tài vụ, song tôi cũng ang áng “bầu sữa” ngân sách dành cho các đơn vị sự nghiệp đến lúc điều chỉnh rồi. Sếp tôi, ngoài ưu điểm xinh đẹp ra thì năng lượng làm việc khủng khiếp. Việc gì khả thi thì phải làm cho bằng được, làm phải hiệu quả. Cho nên anh em chúng tôi tuy dân chỉ biết viết bài, chụp ảnh... cũng nhất trí “bàn làm” chứ “không bàn lùi”!

Sau nhiều cuộc họp nội bộ, sự kiện đầu tiên chúng tôi chọn đề tài khá hot lúc ấy: “Chính sách thuế và thủ tục hải quan thực hiện CPTPP”, sau khi Quốc hội thông qua Hiệp định đối tác toàn diện và tiến bộ xuyên Thái Bình Dương (CPTPP) năm 2019. Phải nói sự kiện đầu tay Báo Hải quan tổ chức khá thành công về truyền thông chính sách (do nhu cầu thông tin của cộng đồng doanh nghiệp) và nguồn thu dịch vụ từ xã hội hóa của đơn vị. Đầu xuôi đuôi lọt. Sau đó, mỗi năm đơn vị tổ chức đều đều từ 3-4 sự kiện, có năm đến 8 sự kiện (cả trực tiếp và trực tuyến). Tất cả sự kiện đều sử dụng kinh phí từ nguồn thu dịch vụ đồng hành truyền thông quảng cáo. Đáng chú ý trong số này là sự kiện Diễn đàn Hải quan- Doanh nghiệp được tổ chức nhân kỷ niệm ngày thành lập ngành Hải quan (10/9) hàng năm. Diễn đàn đầu tiên năm 2022 có chủ đề “Hải quan Việt Nam tạo thuận lợi thương mại và logistics phát triển” được cộng đồng doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam, các hiệp hội doanh nghiệp trong nước đánh giá cao.

Năm 2023 đại dịch Covid-19 tràn qua, nền kinh tế gặp nhiều khó khăn, hoạt động sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu của doanh nghiệp bị đình trệ. Tạp chí Hải quan tổ chức Diễn đàn Hải quan- Doanh nghiệp với chủ đề “Hải quan Việt Nam: Tạo động lực mới cho doanh nghiệp phục hồi và bứt phá” và vinh danh “Doanh nghiệp XNK nộp thuế lớn, chấp hành tốt pháp luật hải quan”. Sự kiện tốn khá nhiều công sức của chúng tôi, tuy nhiên bù lại là sự thành công, được cộng đồng doanh nghiệp đánh giá cao. Đặc biệt, sự kiện được Thủ tướng Chính phủ quan tâm và khen ngợi vì đã động viên kịp thời doanh nghiệp đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh sau đại dịch. Nối tiếp thành công, năm 2023 chúng tôi lại chọn đề tài cho Diễn đàn lần này với phần 1 là “Hải quan nỗ lực cải cách, tạo thuận lợi thương mại”, phần 2 là “Chung tay xây dựng văn hóa tuân thủ pháp luật về hải quan”. Sư kiện tốt, hay nên nhiều cơ quan báo chí, truyền hình đưa tin rầm rộ. Cuối năm ấy, khi họp báo tại Tổng cục Hải quan, nhiều phóng viên các báo, đài đề nghị Tạp chí Hải quan tăng cường tổ chức sự kiện để các báo có thêm thông tin về hoạt động hải quan- doanh nghiệp đưa đến bạn đọc.

Làm sự kiện tốt nhờ làm báo?

Nói thế cũng có phần đúng, vì anh em chúng tôi tuy chưa qua trường lớp đào tạo về tổ chức sự kiện, nhưng nhờ cái “chất” phóng viên, chịu khó học hỏi, bảo ban nhau nên khi làm sự kiện cũng khá bài bản, trôi chảy. Đầu tiên và khó nhất là khảo sát, lựa chọn đề tài, xây dựng kế hoạch tổ chức các sự kiện. Khi triển khai, mỗi sự kiện đều có chia nhóm, phân công chi tiết, rõ ràng. Nhóm nội dung thì xây dựng chương trình, viết kịch bản, chuẩn bị tài liệu, mời diễn giả, doanh nghiệp tham dự; nhóm truyền thông thì mời báo chí, viết thông cáo báo chí, dựng video clip; nhóm hậu cần thì lo thiết kế backdrop, standee, hội trường, bàn ghế, âm thanh, ánh sáng; nhóm khai thác dịch vụ thì kêu gọi doanh nghiệp đồng hành, xây dựng quyền lợi truyền thông... Trong khi đó, kế hoạch xuất bản các ấn phẩm thì cứ đúng ngày giờ (Tạp chí giấy mỗi tuần 2 số, Tạp chí điện tử Hải quan Online xuất bản 24/7), do đó thêm việc tổ chức sự kiện là từ cán bộ, biên tập viên, phóng viên đến lãnh đạo Tòa soạn đều phải xoay như chong chóng. Biên tập viên thì vừa biên tập tin bài, vừa tranh thủ viết kịch bản sự kiện; phóng viên sáng dự họp, trưa viết bài, chiều tranh thủ đi mời diễn giả; Thư ký Tòa soạn vừa lên trang chuyển nhà in xong, chuyển qua thiết kế backdrop, standee; chị em phòng Trị sự khoác áo dài vào là thành những lễ tân xinh đẹp; lãnh đạo Tòa soạn thì vừa trực xuất bản, vừa chỉ đạo, đôn đốc, điều hành, duyệt kịch bản... Tất cả vận hành như một doanh nghiệp tổ chức sự kiện thực thụ. Khi sự kiện kết thúc, guồng máy ấy lại trở về công việc xuất bản thường nhật như trước đây.

Nói vậy thôi chứ chuyện bếp núc nhà báo làm sự kiện không phải lúc nào cũng suôn sẻ, đôi khi cũng “tắc” và cần tháo gỡ như nội dung của mỗi cuộc tọa đàm. Như việc mời diễn giả cho sự kiện là khâu mất nhiều “chất xám” của ban tổ chức nhất. Phải mời được diễn giả có kiến thức chuyên môn sâu, am hiểu và đặc biệt là có tài diễn thuyết. Thường diễn giả là nhà quản lý, chuyên gia nên họ khá bận chuyên môn, có khi nhận lời tham gia tọa đàm kiểu 50-50 nên ban tổ chức lo sốt vó. Thành thử phần việc này phải giao người “khéo” ăn nói, “đeo bám” quyết liệt, nên thường “ưu tiên” phóng viên, biên tập viên đảm nhận. Đôi khi trực tiếp lãnh đạo tòa soạn phải “ra tay” mời diễn giả.

Mời được diễn giả coi như mới “thành công” 50% sự kiện, phần còn lại là mời điều phối! Công việc người điều phối cũng khá đặc thù (tọa đàm, diễn đàn, talk show) nên phải am tường về nghiệp vụ, làm chủ kịch bản, có tài “ăn nói” và đặc biệt là khả năng khái quát vấn đề, kết nối, xâu chuỗi giữa các diễn giả, giữa diễn giả và khách mời tham dự để tạo được câu chuyện trao đổi cuốn hút, nổi bật! Tính tới tính lui, nhiều cuộc phải “mời” Tổng Biên tập làm điều phối là đạt tất cả tiêu chí và luôn nhận được sự đồng thuận cao.

Sau mỗi sự kiện, mỗi năm tổng kết lại hoạt động này, phải nói rằng, việc tổ chức sự kiện của Tạp chí Hải quan thành công ngoài sự nỗ lực của toàn Tòa soạn, quan trọng hơn, đó là sự ủng hộ, quan tâm chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục; sự quan tâm phối hợp, hỗ trợ của các đơn vị trong ngành Hải quan trong việc cử cán bộ tham gia diễn giả.

Vì vậy mà những năm gần đây, về công tác tuyên truyền, ngay từ đầu năm Tổng cục đều yêu cầu Tạp chí Hải quan lựa chọn chủ đề để tổ chức sự kiện, tuyên truyền cho phù hợp. Sự ghi nhận, đánh giá, giao nhiệm vụ này cho thấy, bên cạnh sản xuất các sản phẩm báo chí đa phương tiện như tạp chí (bản in); chương trình Chuyển động Hải quan, Megastory/longform, infographic, podcast... phục vụ tuyên truyền về ngành Hải quan, công việc tổ chúc sự kiện của Tạp chí Hải quan đã góp phần truyền thông, quảng bá hình ảnh, thương hiệu của ngành Hải quan đến cộng đồng doanh nghiệp cũng như nâng cao uy tín Tạp chí Hải quan đối với bạn đọc là đúng hướng. Tuy vậy cũng còn khó khăn là các sự kiện phải có tính mới, tránh lối mòn và chủ đề phải thiết thực. Đứng trước yêu cầu đó, tập thể Tạp chí Hải quan không ngừng nỗ lực đổi mới, sáng tạo từ khâu lựa chọn chủ đề đến cách tiếp cận triển khai sự kiện, đáp ứng nhu cầu truyền thông của ngành hải quan và cộng đồng doanh nghiệp.