Cục Thuế TPHCM: Nhiều lưu ý cho doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử

Sử dụng hoá đơn điện tử sẽ giúp các DN tiết kiệm chi phí.

Hoá đơn điện tử, không cần bảng kê

Theo Cục Thuế TPHCM, quy định mới nhất tại Nghị định số 123/2020/CP-NĐ của Chính phủ về hoá đơn, chứng từ nêu rõ, từ ngày 1/7/2022 sẽ chính thức bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy tiếp tục áp dụng đến 30/6/2022. Từ nay đến tháng 7/2022, trong lúc cơ quan Thuế chưa thông báo các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh chuyển đổi để sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới, thì các đơn vị kinh doanh vẫn áp dụng hóa đơn như hiện tại. Do hóa đơn điện tử đang được khuyến khích sử dụng, chưa bắt buộc nên có rất nhiều lúng túng của các doanh nghiệp trong quá trình triển khai. Nhiều vướng mắc về việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế; đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế; thủ tục để chuyển đổi hóa đơn điện tử đã đăng ký thành hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế…

Trả lời vướng mắc của nhiều DN về việc gửi hóa đơn điện tử có phải kèm theo bảng kê hay không, Cục Thuế TPHCM cho biết: căn cứ các quy định hiện hành, hóa đơn điện tử đã tập hợp các thông điệp cụ thể liên quan đến hàng hoá, dịch vụ, nên DN không phải nộp kèm bảng kê. Khi vận chuyển hàng hóa đi đường, DN muốn chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa khi vận chuyển, DN thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 12 Thông tư 32 của Bộ Tài chính.

Đặc biệt, quy định của hóa đơn điện tử là ngày lập và ngày ký phải trùng nhau mới hợp lệ, trong khi với nhiều lĩnh vực, yêu cầu này không dễ, nên doanh nghiệp gặp khó khăn. Để thuận tiện và tháo gỡ khó khăn cho người nộp thuế trong thời gian chuyển tiếp sang hóa đơn điện tử, Cục thuế TPHCM khuyến khích doanh nghiệp áp dụng thành phần chứa dữ liệu hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế để phù hợp quy định.

File PDF không phải là hoá đơn điện tử

Theo Cục Thuế TPHCM, tính đến 30/9/2020, số lượng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử đạt 126.516 doanh nghiệp, tương đương 62,21% tổng số doanh nghiệp đang hoạt động có sử dụng hóa đơn. Tuy nhiên, hiện trên địa bàn TPHCM mới có hơn 100 doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Con số này còn quá ít so với số lượng 250.000 doanh nghiệp đang hoạt động trên địa bàn TPHCM. Theo quy định, từ tháng 7/2022, khi quy định bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử các doanh nghiệp phải áp dụng đại trà. Tổng cục thuế đang xây dựng cơ sở hạ tầng để chứa dữ liệu hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế.

Liên quan đến việc nhận và lưu giữ hoá đơn điện tử, Phó Cục trưởng Nguyễn Nam Bình cho rằng, hiện nhiều người tưởng rằng file PDF được người bán gửi đến email cho người mua là hóa đơn điện tử nhưng thực tế không phải vậy. File PDF đó phải đi kèm theo file chứa dữ liệu về hóa đơn, có nghĩa là file XML thể hiện đầy đủ thông tin đơn vị bán hàng, tên công ty, mã số thuế, doanh thu… thì mới được coi là hóa đơn điện tử. Như vậy, hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào? Cục Thuế TPHCM cho biết, trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên. Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Theo ông Bình, hiện có rất nhiều nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử khác nhau. Mỗi nhà cung cấp lại có giải pháp và thiết kế chuẩn hóa đơn điện tử khác nhau. Do vậy, vấn đề đặt ra là nếu một doanh nghiệp giao dịch với hàng trăm đối tác và mỗi đối tác lại sử dụng giải pháp của một nhà cung cấp hoá đơn điện tử khác nhau thì có phần mềm nào đọc được tất cả chuẩn này hay không? cũng là vấn đề đang đặt ra với các DN. Trên cơ sở đó doanh nghiệp nên cân nhắc, lựa chọn những nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để sử dụng, phù hợp cho 2 năm tới trước khi áp dụng bắt buộc.

“Hiện Cục Thuế TPHCM đang làm việc với hai nhà cung cấp và vận động để hai nhà cung cấp này cho các doanh nghiệp sử dụng miễn phí phần mềm này một thời gian trước khi thực hiện dịch vụ. Theo đó, phần mềm này sẽ kiểm tra được hóa đơn điện tử có hợp pháp, có phải là hóa đơn giả hay không, tránh rủi ro cho doanh nghiệp”- Ông Nguyễn Nam Bình chia sẻ.