Kích hoạt Hệ thống hoá đơn điện tử: Bước ngoặt quan trọng trong chuyển đổi số quốc gia

09:25 | 26/11/2021

(HQ Online) - Để có thể triển khai hoá đơn điện tử - bước ngoặt quan trọng trong chuyển đổi số quốc gia - cần một hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại, hiệu quả. Một mặt nó sẽ giúp tối ưu hoá việc quản lý của cơ quan Thuế, mặt khác sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn một cách đơn giản, hiệu quả.

Hộ kinh doanh muốn sử dụng hóa đơn điện tử cần điều kiện gì?
Hoá đơn điện tử: Bước ngoặt quan trọng góp phần hình thành nền Tài chính số
Chính thức triển khai Hệ thống hoá đơn điện tử
Hệ thống HĐĐT chính thức được kích hoạt ngày 21/11. 	Ảnh: Thuỳ Linh
Hệ thống HĐĐT chính thức được kích hoạt ngày 21/11. Ảnh: Thuỳ Linh

Hệ thống hạ tầng công nghệ hoàn chỉnh, tối ưu hoá công năng

Có thể nói, trong nghiệp vụ quản lý thuế, công tác quản lý thuế hoá đơn giá trị gia tăng là một trong những khâu rất quan trọng của ngành Thuế. Chính vì vâỵ, để có thể chuyển đổi từ hình thức truyền thống sử dụng hoá đơn giấy trong suốt một thời gian dài sang hình thức hoá đơn điện tử (HĐĐT), Bộ Tài chính cũng như Tổng cục Thuế đã tốn khá nhiều thời gian và công sức.

Trước đây, đã có nhiều văn bản pháp lý được ban hành để đưa việc quản lý hoá đơn vào khuôn khổ như: Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hoá đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ; Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng HĐĐT, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về HĐĐT khi bán hàng, cung cấp dịch vụ,...nhưng chỉ đến khi Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ra đời dành hẳn một chương quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử thì mới thấy được tầm quan trọng của việc chuyển đổi số đối với nghiệp vụ thuế này.

Tổng cục Thuế đã phối hợp với nhà thầu xây dựng ứng dụng trả lời tự động - Chatbot. Đến ngày 15/11/2021 đã chính thức triển khai hệ thống Chatbot trên website của Tổng cục Thuế (chuyên trang HĐĐT). Hệ thống Chatbot có 63 câu hỏi - đáp về HĐĐT, trong đó có 54 câu hỏi về chính sách và 9 câu hỏi về hệ thống HĐĐT. Tổng cục Thuế sẽ tiếp tục rà soát, bổ sung ngân hàng câu hỏi và câu trả lời cho Chatbot.

Theo đó, kể từ ngày 1/7/2022, bắt buộc mọi cá nhân, tổ chức phải áp dụng HĐĐT. Luật cũng khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử trước thời điểm này.

Để đạt được mục tiêu này, đòi hỏi việc xây dựng hạ tầng, nền tảng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu đề ra. Chính vì vậy, Tổng cục Thuế đã xác định toàn Ngành phải vào cuộc với tinh thần quyết tâm và trách nhiệm cao nhất, xem đây là nhiệm vụ chính trị quan trọng của từng cơ quan Thuế. Tổng cục Thuế tập trung gần 100 chuyên gia công nghệ thông tin của ngành cùng với đối tác phát triển phần mềm, gấp rút triển khai việc phân tích, thiết kế, xây dựng các phân hệ ứng dụng HĐĐT phục vụ người nộp thuế và công tác quản lý của cơ quan Thuế.

Ngày 21/11 vừa qua, Hệ thống HĐĐT giai đoạn 1 chính thức được kích hoạt. Hệ thống này mang tính hiện đại, an toàn, bảo mật cao, có thể xử lý hàng nghìn giao dịch theo thời gian thực, có khả năng xử lý khối lượng dữ liệu lớn khoảng 6,4 tỷ hoá đơn mỗi năm.

Theo Tổng cục Thuế, nếu hệ thống HĐĐT trước đây không theo định dạng chung, không kết nối được thì nay HĐĐT được tạo lập, truyền nhận, lưu trữ theo chuẩn định dạng dữ liệu chung, là căn cứ để xây dựng cơ sở dữ liệu HĐĐT của ngành Thuế. Không chỉ vậy, hóa đơn được lập gắn với thông tin số định danh của người nộp thuế, có tính an toàn bảo mật cao, có thể tra cứu xác thực và phòng chống được nạn sử dụng hóa đơn giả. Ngoài ra, các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan được phép truy cập vào Cổng thông tin điện tử của ngành Thuế để tra cứu thông tin hóa đơn liên quan đến các giao dịch của người nộp thuế để thực hiện các thủ tục hành chính công điện tử như giải quyết hồ sơ đăng ký nhà đất, hồ sơ đăng ký phương tiện giao thông, hoặc phục vụ công tác thanh tra, kiểm toán nhà nước…

Hơn thế nữa, vận hành HĐĐT theo chuẩn định dạng chung sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho quá trình số hóa của doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Mọi quy trình thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn, lập hóa đơn, chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan Thuế đều được thực hiện qua giao dịch điện tử cấp độ 4, đảm bảo tính minh bạch, tiện lợi và tiết kiệm thời gian, chi phí cho người nộp thuế. Trong một doanh nghiệp, ứng dụng HĐĐT có thể liên thông với các ứng dụng khác như quản lý kho hàng, quản lý chuỗi cung ứng, kế toán doanh nghiệp, khai thuế điện tử.

Kích hoạt Hệ thống hoá đơn điện tử: Bước ngoặt quan trọng trong chuyển đổi số quốc gia
Hệ thống HĐĐT được thiết kế kiến trúc tổng thể trên nền tảng Công nghệ 4.0. Kiến trúc hệ thống theo hướng hệ thống dữ liệu lớn (Big Data), phù hợp với yêu cầu về xử lý số lượng lớn giao dịch về hóa đơn. Các khối chức năng xử lý nghiệp vụ được thiết kế linh hoạt, có độ mở cao, theo mô hình xây dựng phần mềm mới là vừa xây dựng, phát triển vừa triển khai và vận hành, không ảnh hưởng tới hoạt động của ứng dụng.

Toàn bộ dữ liệu HĐĐT được tập trung tại Tổng cục Thuế để cung cấp dịch vụ. Người bán, người mua hàng có thể tự tra cứu, đối chiếu dữ liệu của hóa đơn với dữ liệu được quản lý tại cơ quan Thuế.

Hệ thống tiện ích

Cục Thuế Quảng Ninh là 1 trong 6 đơn vị đầu tiên triển khai HĐĐT giai đoạn 1. Theo thông tin từ đơn vị này, ngay trong ngày đầu Hệ thống HĐĐT chính thức được kích hoạt (ngày 21/11), chỉ đến buổi chiều đã có trên 600 doanh nghiệp, tổ chức trên địa bàn tỉnh đăng ký và được chấp nhận sử dụng HĐĐT theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ (chiếm tỷ lệ 7% số doanh nghiệp, tổ chức trên địa bàn tỉnh). Đây được xem là bước khởi đầu quan trọng để thực hiện quản lý thuế trên nền tảng số, phục vụ đắc lực cho công cuộc chuyển đổi số của ngành Tài chính.

Không phải tự nhiên việc triển khai HĐĐT được cộng động doanh nghiệp hưởng ứng và ủng hộ như vâỵ mà bởi họ vừa là đối tượng thụ hưởng các lợi ích của chính sách HĐĐT vừa là trung tâm của những thay đổi này. HĐĐT đã giúp họ tiết kiệm thời gian, chi phí, hiện đại hóa công tác quản lý, từ đó giúp nâng cao hình ảnh cũng như lợi thế cạnh tranh.

Hơn thế, HĐĐT còn cho phép doanh nghiệp tích hợp sâu với các phần mềm tiện ích sẵn có như: phần mềm quản trị doanh nghiệp, phần mềm kế toán... từ đó xây dựng mô hình hoạt động thống nhất bằng phương thức điện tử, tạo nền tảng để chuyển đổi số nhanh chóng, thuận lợi.

Theo ghi nhận của phóng viên Tạp chí Hải quan tại một doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội vừa thực hiện chuyển đổi hoàn toàn sang sử dụng HĐĐT, ngay sau khi kế toán đăng nhập vào Hệ thống HĐĐT, khai thông tin và gửi cho cơ quan Thuế, chỉ khoảng 5 phút sau, hệ thống đã trả HĐĐT về và doanh nghiệp đã có thể sử dụng ngay lập tức.

Theo chị Hải Yến (kế toán doanh nghiệp này), Hệ thống HĐĐT của cơ quan Thuế có định dạng rất thân thiện, dễ sử dụng và đặc biệt việc truyền nhận thông tin rất nhanh. Với một doanh nghiệp liên tục phải thực hiện xuất hàng hoá và vận chuyển đi trong và ngoại tỉnh, HĐĐT có thể gửi ngay cho nhân viên qua mail hoặc zalo, thực sự quá tiện lợi. Hơn nữa, trong quá trình lưu chuyển hàng hoá, khi các cơ quan chức năng thực hiện kiểm tra thì chỉ với HĐĐT, các thông tin liên quan đến công ty, lô hàng, quá trình mua bán đều thể hiện rất rõ giúp rút ngắn thời gian kiểm tra cũng như tránh việc mất các chứng từ giấy.

Theo tổng Công ty Bảo hiểm Bảo Việt, từ khi sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp không phụ thuộc vào việc nhận được hóa đơn theo đường bưu điện như cách làm truyền thống trước đây. Chỉ cần có internet và vài thao tác nhấp chuột, người mua hàng sẽ nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào. Doanh nghiệp cũng không phải lo tình trạng bị thất lạc hóa đơn trong khi chờ chuyển phát và có thể tăng cường khả năng bảo mật, lưu trữ, quản lý hóa đơn vĩnh viễn.

Ông Nguyễn Mạnh Hùng - Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông: Triển khai chữ kí điện tử từ xa với chi phí thấp

Kích hoạt Hệ thống hoá đơn điện tử: Bước ngoặt quan trọng trong chuyển đổi số quốc gia

Ngành Tài chính nói chung ảnh hưởng đến mọi hoạt động của kinh tế, xã hội. Nếu ngành này đi đầu về chuyển đổi số sẽ thúc đẩy toàn bộ xã hội chuyển đổi số. HĐĐT là một câu chuyện lớn và tác động mạnh mẽ đến chuyển đổi số quốc gia.

Bộ Thông tin và Truyền thông đã phối hợp chặt chẽ với Bộ Tài chính để cấp phép cho một số doanh nghiệp triển khai chữ kí điện tử từ xa sử dụng cho HĐĐT. Điều này làm cho giá chữ kí số giảm đi hàng chục lần, từ đó giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ hay hộ kinh doanh cá thể có thể dùng được với chi phí rất thấp.

Ông Lê Quang Anh, Phó Giám đốc khối dịch vụ khách hàng, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn: Thống nhất định dạng chung cho HĐĐT

Kích hoạt Hệ thống hoá đơn điện tử: Bước ngoặt quan trọng trong chuyển đổi số quốc gia

Thực tế, HĐĐT đã được áp dụng ngay từ năm 2011 khi Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư số 32/2011/TT-BTC được ban hành. Tuy nhiên, chỉ đến khi Thông tư số 78/2021/TT-BTC được ban hành thì việc quản lý và áp dụng HĐĐT mới mang tính toàn diện.

Trước đây, các doanh nghiệp xuất hoá đơn có nhiều định dạng khác nhau của các nhà cung cấp khác nhau. Thực tế đã có tới 800 nhà cung cấp HĐĐT. Chính vì vậy, cơ quan Thuế đã gặp khó khăn trong việc thống nhất mẫu, việc kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ rất mất thời gian, từ đó gây khó khăn cho cả cơ quan Thuế lẫn doanh nghiệp.

Đến thời điểm hiện tại, việc triển khai HĐĐT đã có bước chuyển đổi lớn và toàn diện. HĐĐT ngay sau khi được phát hành sẽ truyền nhận về cho Tổng cục Thuế và cơ quan Thuế có thể ngay lập tức đánh giá, phân tích và tra cứu thông tin dữ liệu của các doanh nghiệp. Các cơ quan chức năng liên quan khác nếu muốn cũng có thể làm được điều này.

Ông Phùng Huy Tâm, Giám đốc Công ty CP công nghệ thẻ Nacencomm: Doanh nghiệp sử dụng HĐĐT sớm ngày nào sẽ được hưởng lợi ích sớm ngày đó

Kích hoạt Hệ thống hoá đơn điện tử: Bước ngoặt quan trọng trong chuyển đổi số quốc gia

Nacencomm là một trong những đơn vị triển khai HĐĐT từ rất sớm, ngay từ những năm đầu khi Chính phủ ban hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng dẫn thực hiện. Mặc dù đã có rất nhiều kinh nghiệm trong việc cung cấp và triển khai HĐĐT, song theo quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC, để trở thành nhà cung cấp giải pháp HĐĐT, chúng tôi vẫn phải đáp ứng các điều kiện khắt khe về kỹ thuật, hạ tầng công nghệ thông tin, các tiêu chí về nguồn nhân lực, tài chính… Theo đó, Nacencomm phải gửi hồ sơ chứng minh đáp ứng các tiêu chí dịch vụ và cam kết thực hiện đến Tổng cục Thuế. Quan trọng hơn, Nacencomm và các nhà cung cấp khác còn phải vượt qua các “bài kiểm tra” do Cục Công nghệ thông tin - Tổng cục Thuế yêu cầu. Đồng nghĩa, để được lựa chọn, đòi hỏi chúng tôi phải am hiểu sâu rộng về chuyên môn, công nghệ, nhất là khả năng sẵn sàng hỗ trợ ở mức cao. Bên cạnh đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật khắt khe, chúng tôi còn phải có đội ngũ nhân sự am hiểu nghiệp vụ, kinh nghiệm cung cấp và hỗ trợ dịch vụ…

Qua thực tế áp dụng tại chính doanh nghiệp và kết quả sử dụng HĐĐT từ khách hàng của Nacencomm thời gian qua cho thấy, ngoài sự an toàn, tiện lợi, việc sử dụng HĐĐT còn giúp doanh nghiệp giảm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ so với hóa đơn truyền thống. Bên cạnh đó, HĐĐT còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu các thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian giao hóa đơn cho khách hàng. Đặc biết, đối với những doanh nghiệp còn đang khó khăn về trụ sở làm việc, việc sử dụng HĐĐT sẽ giảm thiểu nguy cơ mất, hỏng... Từ những lợi ích trên, tôi cho rằng, các doanh nghiệp sử dụng HĐĐT sớm ngày nào thì sẽ được hưởng lợi ích sớm ngày đó.

Thùy Linh