Hưởng lợi từ hoá đơn điện tử

Sử dụng hóa đơn điện tử, DN không mất nhiều chi phí thời gian đăng ký mua hóa đơn với cơ quan Thuế. (Ảnh: T.Hằng)

Tiết kiệm thời gian chi phí

T

Ông Nguyễn Minh Phong, chuyên gia kinh tế: Hóa đơn điện tử là một trong những hình thức bổ sung cho Chính phủ điện tử, đặc biệt hỗ trợ trực tiếp cho quản lý DN thông qua mạng điện tử. Bên cạnh những lợi ích mà phương thức này mang lại vẫn tồn tại những rủi ro như: “Hack” thông tin; tội phạm công nghệ; rủi ro kỹ thuật của hệ thống… Việc nâng cao năng lực công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng. Phải có quy định rõ ràng trong những trường hợp như: Mất dữ liệu, sai dữ liệu hay nhầm lẫn thông tin từ lỗi hệ thống. Tôi nghĩ trong quy định vẫn cần có bản giấy để sao lưu, đối chiếu khi tranh chấp xảy ra. Ngoài ra cũng cần chuẩn bị sẵn cơ sở pháp lý để xử lý khi xảy ra tranh chấp, sau đó đưa những tình huống có thể xảy ra vào trong những nghị định, thông tư hướng dẫn và chuẩn bị sẵn những kịch bản, quy trình để tiếp nhận xử lý. Thậm chí cần phải phân quyền đơn vị tiếp nhận thông tin và xử lý. Ông Nguyễn Văn Phụng, Vụ trưởng Vụ Doanh nghiệp lớn, Tổng cục Thuế “Trong giai đoạn đầu thí điểm, hóa đơn điện tử đã nhận được sự ủng hộ của nhiều DN hoạt động trong các lĩnh vực: Hàng không, Ngân hàng, Điện lực, Viễn thông… Hiện nay, chúng tôi thực hiện cơ chế khuyến khích DN sử dụng để về lâu dài sẽ mở rộng trong phạm vi cả nước. Và đến một giai đoạn phát triển nhất định sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử thay cho việc sử dụng hóa đơn giấy.

hực hiện Nghị quyết của Chính phủ về cải thiện môi trường kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh Quốc gia, Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định 1209/QĐ-BTC về triển khai thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế tới một số DN tại TP.Hồ Chí Minh và TP.Hà Nội, thời gian thực hiện từ tháng 6-2015 đến hết tháng 12-2016. Đến nay đã có 210 DN thực hiện thí điểm hóa đơn điện tử có mã xác thực của Tổng cục Thuế.

Qua quá trình triển khai thực hiện, đánh giá về những tiện ích mà hoá đơn điện tử mang lại, ông Đình Văn Thiện, Kế toán trưởng Công ty Giấy Xuân Mai cho biết, hệ thống hóa đơn điện tử có mã xác thực của Tổng cục Thuế vận hành khá trơn tru và hiếm khi có lỗi ngay từ thời điểm mới bắt đầu triển khai. “Hệ thống quản lý dữ liệu khá tốt, giảm tải tình trạng sai sót trên hóa đơn, nâng cao hiệu quả kinh doanh bằng việc tinh giản quy trình. Hệ thống này đã tối ưu hóa sản xuất qua việc nâng cao hiệu quả của công tác thực hiện kế hoạch, vận hành và giảm chi phí. Đồng thời hỗ trợ các nghiệp vụ kế toán tốt hơn, giảm thiểu công việc cho bộ phận kế toán”.

Là một trong những đơn vị tự nguyện áp dụng hoá đơn điện tử xác thực, Công ty Cổ phần Công nghệ phần mềm kế toán Vacom đã có sự chủ động trong việc khởi tạo, phát hành hóa đơn. Ông Lê Thanh Dũng, Phó Giám đốc Công ty chia sẻ: “Hiện lượng xuất hóa đơn của Công ty trung bình khoảng 500 hóa đơn/tháng. Chi phí đặt in hóa đơn vào khoảng 1.200 đồng/tờ (với số lượng 500 tờ). Cùng với việc thường xuyên phải chuyển phát nhanh do tính chất công việc không gặp trực tiếp khách hàng lúc thanh lý và nghiệm thu, mỗi tờ hoá đơn sẽ đội thêm chi phí chuyển phát từ 10.000-12.000 đồng/tờ. Ngoài ra còn cần đến các chi phí phục vụ việc đóng gói, thùng hồ sơ, thuê chỗ lưu trữ, phong bì… trung bình mỗi tờ hóa đơn sẽ phải cộng thêm khoảng 1.000 đồng tiền chi phí. Theo tính toán của chúng tôi, tổng chi phí cho một hóa đơn bình thường sẽ là 15.212 đồng. Như vậy, trước đây trung bình mỗi tháng Công ty tốn hơn 7 triệu đồng, 1 năm mất hơn hơn 55 triệu đồng cho tổng chi phí hóa đơn. Từ khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế, Vacom đã tiết kiệm được gần 1 nửa chi phí so với hóa đơn thông thường”.

Ông Dũng cũng cho rằng, nếu DN nằm phân tán, có nhiều chi nhánh ở các thành phố khác nhau, thậm chí có các chi nhánh ở nước ngoài, giải pháp hóa đơn điện tử sẽ giúp xoá bỏ các khoảng cách này, qua đó, DN sẽ tiết kiệm được nhiều hơn nữa chi phí đi lại, thời gian chờ đợi, liên lạc.

Đại diện phòng kế toán Công ty Truyền hình Cáp Hà Nội cũng chia sẻ, việc sử dụng hoá đơn điện tử không những không xảy ra sai sót trong quá trình kiểm đếm, rà soát mà còn dễ dàng khi sử dụng, tìm kiếm, lưu trữ tăng tính bảo mật cho khách hàng. Trước đây, việc sử dụng hóa đơn giấy dễ gây rách, thất lạc, mất nhiều diện tích lưu trữ, khó khăn trong việc tìm kiếm, cần nhiều nhân viên trong quá trình giao dịch hóa đơn thì nay những công đoạn này đã được giảm nhẹ đáng kể.

Nhận định chung của nhiều DN cho thấy, việc triển khai hóa đơn điện tử, không những DN nhận được những giá trị hữu hình như việc tiết kiệm chi phí, thời gian, mà còn có thể nhận được những giá trị vô hình khác không thể quy đổi thành tiền, đó là giá trị cơ hội khi cung cấp cho khách hàng dịch vụ hiện đại, tiện ích, nhanh chóng, góp phần nâng cao giá trị thương hiệu của DN.

Ngoài những ưu điểm mà Hệ thống hóa đơn điện tử có mã xác thực của Tổng cục Thuế mang lại, vẫn có một số ý kiến phản hồi về hệ thống mà phổ biến là lỗi kĩ thuật. Bà Nguyễn Thị Ánh Kim, nhân viên kế toán phụ trách xuất hóa đơn Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Ngọc Tân Kiên cho biết: “Hiện hệ thống xuất hoá đơn do phía Tổng cục Thuế quản lý nên việc tìm kiếm tiêu đề danh mục hàng hóa còn hạn chế. Với những mặt hàng mới, không có tiêu đề định dạng sẵn, Công ty sẽ phải tạo và lưu thư mục mới. Việc làm này khá rắc rối và mất thời gian của nhân viên kế toán”.

Bên cạnh đó, do hóa đơn điện tử xác thực còn khá mới, phản ánh của một số DN cho rằng nhiều khách hàng còn khá bỡ ngỡ và tỏ ra băn khoăn về tính xác thực. Mỗi lần như vậy DN sẽ phải giải thích và hướng dẫn cụ thể cho khách hàng. Tuy nhiên, đa phần khách hàng sau khi biết nguồn gốc của hóa đơn đều tỏ ra tin tưởng và yên tâm khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty.

Tiếp tục nâng cấp hệ thống

Theo đại diện Tổng cục Thuế, khi sử dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực, DN không phải lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng, hàng quý cho Tổng cục Thuế. Mặt khác khi cần kiểm tra hóa đơn đầu ra, đầu vào của các DN, cơ quan Thuế có thể trực tiếp tra cứu bằng giao dịch điện tử (trước đây DN sẽ cầm hóa đơn trực tiếp lên cơ quan Thuế để đối chiếu).

Hiện nay Tổng cục Thuế nhận được khá nhiều yêu cầu sử dụng hệ thống xuất hóa đơn có mã xác thực của Tổng cục Thuế. Tuy nhiên do mới vận hành trong thời gian ngắn nên hệ thống này vẫn đang trong thời gian hoàn thiện. Với những DN đang thí điểm sử dụng, nên cũng cần có thêm thời gian để hoàn thiện phần mềm cho tương thích với cơ quan Thuế.

Hiện nay, cơ sở pháp lý khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử tương đối đầy đủ như: Luật Giao dịch điện tử ra đời đã nêu rõ chứng từ điện tử có giá trị như chứng từ giấy (trong đó hóa đơn là một loại chứng từ); Luật Kế toán cũng quy định chứng từ điện tử có giá trị như chứng từ giấy, đặc biệt là việc chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy và ngược lại; Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ; Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ. Hiện Tổng cục Thuế đang xây dựng Thông tư hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử có mã xác thực. Đây là những cơ sở ngành Thuế sẽ mở rộng triển khai thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử, kết nối thông tin từ cơ quan Thuế đối với các DN kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, siêu thị và một số hàng hóa, dịch vụ khác có sử dụng hệ thống máy tính tiền, hệ thống cài phần mềm bán hàng để thanh toán tại TP. Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh và một số địa phương như: Quảng Ninh, Khánh Hòa…

Với gần 100% DN áp dụng kê khai thuế qua mạng, đây sẽ là cơ sở để ngành Thuế nhanh chóng đẩy mạnh ứng dụng hóa đơn điện tử. Thời gian tới Tổng cục Thuế sẽ tiếp tục phối hợp với các đơn vị liên quan để thuê dịch vụ công nghệ thông tin với các nhà cung cấp dịch vụ nhằm mở rộng ứng dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế.