Hỗ trợ doanh nghiệp bằng phần mềm tự in hoá đơn

Ông có thể giới thiệu cụ thể những loại hóa đơn tự in mà ITB lập trình dành cho DN trong chương trình này?

Phần mềm quản lý hoá đơn tự in của ITB được thiết kế xây dựng trên cơ sở Nghị định 51/2010/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn thi hành liên quan. Các mẫu biểu hoá đơn tự in bao gồm hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng, hoá đơn XK, hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan) và các chứng từ được quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ, phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.

Chúng tôi phát triển phần mềm này thành 2 phiên bản: Phiên bản VietSun eInvoice, chạy trên các hệ điều hành Windows và phiên bản VCCI-ITB INVOICE chạy trên nền Web, nên có thể chạy được trên bất cứ hệ điều hành nào (Windows, Linux, Mac OS…) của DN.

Những tiện ích mà DN có được với phần mềm tự in hoá đơn này là gì, thưa ông?

Phần mềm tự in hóa đơn của chúng tôi có nhiều tiện ích đối với DN. Trước tiên là giúp DN thực hiện in hoá đơn ngay tại máy tính của DN mà không cần phải đặt in hoá đơn từ các nhà in hoặc đợi mua hoá đơn từ cơ quan Thuế. Đây là một bước đơn giản khá lớn công việc tự in hóa đơn cho DN. Từ đó, DN có thể chủ động quản lý, tạo lập và in các loại hoá đơn một cách nhanh chóng, chính xác, giảm chi phí đầu tư.

Phần mềm tự in hóa đơn cũng đáp ứng mong đợi của DN như giúp quản lý theo mô hình tập trung, hỗ trợ xuất hóa đơn cho DN có nhiều cửa hàng, chi nhánh. Phần mềm còn giúp DN quản lý tài khoản truy nhập và phân quyền sử dụng cho từng nhân viên.

Điểm tối ưu của phần mềm này là hóa đơn được mã hóa bằng mã vạch chống làm giả, in giả, tự động hóa và liên thông hóa từ khâu lập hóa đơn tới hệ thống báo cáo hóa đơn. Phần mềm cũng tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ. Ngoài ra nó còn có khả năng tích hợp dữ liệu từ phần mềm tự in hoá đơn vào phần mềm kế toán và phần mềm hỗ trợ kê khai thuế của Tổng cục Thuế.

Với những tiện ích này số lượng sử dụng phần mềm như thế nào và đến nay những phản hồi của DN đối với phần mềm này là như thế nào?

Phần mềm quản lý hóa đơn của Viện Tin học DN đã được Tổng cục Thuế thẩm định. Nhiều DN trên khắp cả nước đã đăng ký sử dụng chính thức và đăng ký sử dụng gói miễn phí có thời hạn (theo cam kết hỗ trợ giữa Tổng cục Thuế và ITB). Qua quá trình sử dụng sản phẩm của DN, ITB đã nhận được những phản hồi tích cực.

DN phản ánh phần mềm đã hỗ trợ được DN trong quá trình khởi tạo mẫu hóa đơn, quản lý hóa đơn, hệ thống mẫu biểu hóa đơn được thiết kế gần gũi, thân thiện. DN cũng tán thành và hào hứng với những hỗ trợ chuyên nghiệp của phần mềm và ITB như tư vấn về nghiệp vụ, tư vấn lựa chọn sử dụng phần mềm phù hợp với mô hình quản lý của công ty, dịch vụ hỗ trợ từ xa (hỗ trợ qua điện thoại, e-mail, chat Skype, Yahoo Messenger, hỗ trợ qua điều khiển từ xa TeamViewer, hỗ trợ qua kênh hỏi đáp trên website...)

Tuy nhiên để thực hiện việc tự in hoá đơn, theo ông DN còn gặp những khó khăn nào liên quan đến phần mềm, công nghệ?

Trong vấn đề hóa đơn tự in, có một yêu cầu là DN phải có bộ phận kế toán và thực hành kế toán DN. Tuy nhiên, ở vùng sâu, vùng xa rất nhiều DN chỉ ở mức siêu nhỏ và thông thường họ thuê kế toán ngoài làm công tác kế toán. Cỡ vài DN hoặc hàng chục DN thuê cùng một kế toán và như vậy sẽ không đáp ứng điều kiện nêu trên.

Hơn nữa, việc bảo mật cho hóa đơn tự in cũng sẽ không được đảm bảo vì dùng người ngoài. Ngoài ra, hiện nay rất nhiều DN đã sử dụng phần mềm kế toán. Tuy nhiên, các phần mềm kế toán này không phải phần mềm nào cũng có phần mềm hóa đơn tự in kèm theo trong khi các quy định lại yêu cầu các phần mềm kế toán in ra hóa đơn tự in.

Trong vấn đề thuế, chúng ta có dịch vụ tư vấn thuế hoặc dịch vụ kê khai thuế (vì thuế là vấn đề khá phức tạp nên nhiều DN không đủ nguồn lực nội bộ và phải thuê ngoài). Vậy, trong vấn đề hóa đơn liệu có lẽ cũng cần một dịch vụ tương tự như vậy.

Vậy theo ông những cơ quan hữu trách liên quan đến vấn đề tự in hoá đơn cần triển khai biện pháp gì để hỗ trợ DN?

Tôi nghĩ biện pháp đầu tiên và xuyên suốt là tuyên truyền nâng cao nhận thức và đào tạo cho DN về hóa đơn tự in và việc này cần được thúc đẩy trên diện rộng cả nước. Cần tuyên truyền để DN hiểu hóa đơn tự in là gì và làm thế nào để vận hành bộ máy của DN thực hiện quản lý hóa đơn tự in một cách hiệu quả mà vẫn đảm bảo yêu cầu của pháp luật.

Trong thời gian qua, ITB đã triển khai một số công tác giới thiệu, tuyên truyền đến DN như phối hợp với Tổng cục Thuế, Bộ Thông tin và Truyền thông tổ chức chuỗi hội thảo “Tin học hóa trong quản lý thuế nhằm tăng cường quyền chủ động trong kinh doanh cho doanh nhân và DN” tại An Giang, Bạc Liêu và Trà Vinh trong tháng 6-2011.

Đối với điện tử hóa ngành thuế nói riêng và các ngành khác nói chung, các vấn đề như hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử, chữ ký số là các vấn đề rất mới mẻ đối với các DN và cán bộ các sở, ban, ngành, đặc biệt là ở vùng sâu, vùng xa. Để nâng cao hiệu quả trong thực tế, cán bộ sở, ban, ngành và DN cần được tuyên truyền, tập huấn sớm để họ nhận thức đầy đủ trước khi áp dụng vào thực tế. Đề nghị Tổng cục Thuế cùng với các bộ, ban, ngành thúc đẩy công tác này, đặc biệt là đối với các địa phương ở vùng sâu, vùng xa.

Xin cảm ơn ông!

Huyền Trân (thực hiện)