Các nước sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

Nhiều quốc gia đã sử dụng từ lâu

Theo nghiên cứu của Viện Chiến lược và Chính sách Tài chính, Bộ Tài chính, tại nhiều quốc gia, đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử chủ yếu là doanh nghiệp (DN), người bán hàng, dịch vụ và nhà cung cấp. Việc lập hóa đơn điện tử được áp dụng cho các đối tượng giao dịch B2G (giữa DN và Chính phủ), B2B (giữa DN với DN), B2C (giữa DN và khách hàng cá nhân).

Tại châu Âu, hóa đơn điện tử được sử dụng phổ biến ở các DN lớn. Cụ thể, tại Thụy Điển, hóa đơn điện tử được đưa vào triển khai từ cuối những năm 1980 và đối tượng là DN. Sau khi Uỷ ban châu Âu (EC) xác định hóa đơn điện tử trở thành một phần của kế hoạch hành động châu Âu điện tử, thì đến năm 2014, Liên minh Châu Âu (EU) đã ban hành một số chỉ thị quy định chính quyền hành chính ở tất cả 28 quốc gia thành viên đến năm 2018 phải sử dụng hóa đơn điện tử B2G.

Trong khi đó, ở khu vực châu Á – Thái Bình Dương, việc áp dụng hóa đơn điện tử đang ở các giai đoạn khác nhau, mục đích là tạo điều kiện cho việc tuân thủ pháp luật thuế và cải thiện số thu thuế.

Tại Trung Quốc, cùng với việc cải cách quản lý thuế, cơ quan chức năng đã điện tử hóa con dấu, chữ ký và hóa đơn thông qua công cụ xác nhận danh tính giúp đảm bảo độ chính xác về thông tin. Việc này giúp cơ quan thuế có thể giám sát tức thì thay vì giám sát hậu kỳ như trước đây.

"Cho đến nay, Trung Quốc áp dụng hóa đơn điện tử cho tất cả các DN. Mỗi hóa đơn đều có mã QR, con dấu của cơ quan thuế và hệ thống ký mã hiệu, dùng để quét thông tin trên từng hóa đơn. Thông qua hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có thể kiểm tra được lượng hàng tồn kho của DN. Theo lộ trình, Trung Quốc đang thực hiện xây dựng Cục Thuế điện tử nhằm thực hiện chiến lược số hóa quốc gia", nghiên cứu của Viện Chiến lược và Chính sách Tài chính chỉ ra.

Còn ở Singapore, ngay từ năm 2003 đã áp dụng hóa đơn điện tử. Theo đó, DN có thể phát hành hóa đơn điện tử mà không cần sự chấp thuận trước của cơ quan thu nội địa (IRAS), nhưng phải tuân thủ hướng dẫn lưu giữ hồ sơ đăng ký. DN cũng có thể thuê bên thứ ba tạo hóa đơn điện tử và tín dụng điện tử.

Tương tự, năm 2014, Indonesia đã xây dựng cơ sở pháp lý cho hóa đơn điện tử để từ 1/7/2016, hóa đơn điện tử được bắt buộc triển khai đối với toàn bộ các DN. Quy định này đã tránh được việc làm giả hóa đơn do để sử dụng hóa đơn điện tử, các DN phải thực hiện một số yêu cầu như cài đặt ứng dụng do Tổng cục Thuế cung cấp, sau đó DN sẽ nhận được “chứng chỉ điện tử”. Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn giúp Indonesia giảm số hoàn thuế trong khi số thu thuế GTGT tăng lên.

Có quy định về chế tài bắt buộc

Theo Viện Chiến lược và Chính sách tài chính, mỗi quốc gia có những cách thức lập hóa đơn điện tử riêng nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người nộp thuế và cơ quan Thuế.

Ở phần lớn các nước Mỹ La tinh, quy trình triển khai hóa đơn điện tử ở phần lớn lại bắt đầu với đối tượng là người bán hàng và dịch vụ. Người bán hàng và dịch vụ phải gửi một tệp hóa đơn tiêu chuẩn tới cơ quan thuế trung ương để phê duyệt trước khi hàng hóa và dịch vụ được bán ra. Khi được chấp thuận, người bán in một bản sao của hóa đơn đã được phê duyệt và gửi cùng với hàng hóa đang được giao. Đồng thời công ty bán hàng gửi cho đối tác hóa đơn điện tử được ủy quyền qua e-mail. Khi hàng hóa đến nơi, đối tác mua có thể xác nhận hóa đơn bằng cách kết hợp phiên bản điện tử nhận được thông qua e-mail với bản sao giấy nhận được cùng với hàng hóa hoặc dịch vụ.

Ở Hàn Quốc, đến thời điểm này đã có khoảng 500.000 DN và 2,5 triệu hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử. Việc lập hóa đơn điện tử được thực hiện theo 3 cách.

Thứ nhất, nếu lập trên hệ thống HomeTax, Mobile HomeTax của cơ quan thuế, người nộp thuế được miễn chi phí lập hóa đơn điện tử và không cần đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin. Thông tin hóa đơn được tự động gửi tới cơ quan thuế ngay khi người nộp thuế phát hành. Hiện, có khoảng 30% DN lựa chọn hình thức này.

Thứ hai, lập hóa đơn bằng cách gọi điện thoại tới hệ thống ARS và thực hiện theo hướng dẫn. Việc chứng minh tính hợp lệ của người bán được thực hiện bằng cách nhập thông tin trên thẻ bảo mật.

Thứ ba, lập hóa đơn trên hệ thống ERP, ASP (nhà cung cấp dịch vụ trung gian). Hệ thống ERP và ASP phải tuân thủ chuẩn dữ liệu hóa đơn thuế điện tử và chuẩn kết nối cơ quan thuế đã ban hành. DN cung cấp ASP phải gửi hóa đơn đã được phát hành tới cho cơ quan thuế sau 1 ngày.

Mặc dù được áp dụng rộng rãi nhưng phương thức áp dụng hóa đơn điện tử của các nước rất khác nhau. Một số quốc gia như Hàn Quốc, Indonesia áp dụng hình thức hóa đơn điện tử bắt buộc đối với tất cả các DN. Trong khi, Mexico hay Chi Lê lại yêu cầu áp dụng đối với một số nhóm DN có doanh thu trên ngưỡng quy định. Còn Đan Mạch bắt buộc hóa đơn điện tử cho một số loại hình giao dịch.

Bên cạnh đó, để thúc đẩy việc sử dụng hóa đơn điện tử, một số nước áp dụng cơ chế khuyến khích như cho phép giảm trừ vào nghĩa vụ thuế một số tiền nhất định cho mỗi hóa đơn điện tử sử dụng. Ngược lại, đối với những quốc gia yêu cầu bắt buộc, thì thường có chế tài đối với trường hợp không tuân thủ.

Đối với trường hợp không tuân thủ pháp luật về hóa đơn điện tử, cách thức xử lý tuỳ thuộc vào từng nước. Điển hình là tại Hàn Quốc, hành vi không lập hóa đơn điện tử, người bán bị phạt 2% trên giá trị giao dịch, người mua không được khấu trừ thuế.