Quản lý nguồn nhân lực của Hải quan Hoa Kỳ

Hải quan Hoa Kỳ làm thủ tục cho khách XNC. Ảnh: HQ Hoa Kỳ.

Tháng 12-2011, Cục Quản lý nguồn nhân lực của CBP phối hợp với nhiều đơn vị liên quan thành lập nhóm công tác rà soát, đánh giá quy trình nội bộ của CBP để thu hút, đánh giá và tuyển dụng ứng cử viên vào những vị trí công việc trong cơ quan thực thi pháp luật này.

Mục đích của việc rà soát này là xác định các cơ hội giảm chi phí tuyển dụng và tăng tính hiệu quả, chất lượng của các vị trí được tuyển dụng. Theo Trợ lý Cao ủy CBP, bà Katherine Coffman, viễn cảnh khi thành lập nhóm công tác trên là đạt được một sự cân bằng giữa các mục tiêu về cạnh tranh hiệu quả- giảm chi phí và thời gian tuyển dụng- nâng cao chất lượng tuyển dụng. Về dài hạn, điểm cốt lõi của hoạt động này là đảm bảo tính thống nhất về liêm chính trong lực lượng nhân lực của CBP.

Từ giai đoạn thiết kế của quá trình rà soát, đánh giá nguồn nhân lực của CBP, nhóm công tác đã phối hợp với Cục Nội vụ, Văn phòng Tư vấn trưởng và các tổ chức bên ngoài CBP trong lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá những tiến triển của quá trình tuyển dụng mà CBP đang áp dụng. CBP đã nhận được sự hỗ trợ của Cục Quản lý nhân sự thuộc Bộ An ninh nội địa (DHS) và Trung tâm quốc gia về Đánh giá mức độ tín nhiệm.

Bà Coffman cũng đưa ra 3 lý do để CBP tái thiết kế quy trình tuyển dụng. Lý do thứ nhất là chuyển đổi hình thức tuyển dụng truyền thống sang một một hình thức tiên tiến, linh hoạt và thông minh phản ánh chiến lược phát triển của CBP trong thời kỳ mới. Thứ hai, hoạt động này nhằm hỗ trợ nhu cầu của ứng cử viên và của các nhà quản lý trong CBP. Và cuối cùng, CBP mong muốn thực hiện chính xác những điều kiện cơ bản về hoạt động của tổ chức theo Luật Chống tham nhũng tại biên giới (gọi tắt là ABCA) năm 2010.

Theo Luật ABCA, từ tháng 1-2013, tất cả ứng cử viên đăng ký làm việc tại các vị trí tuần tra, kiểm soát trong CBP cần phải trải qua kiểm tra sức khỏe chặt chẽ (đối với hệ thống tim mạch) trước khi được tuyển dụng. Đáp ứng yêu cầu này đồng nghĩa với việc CBP phải đưa việc kiểm tra sức khỏe vào quy trình tuyển dụng và quy định này có ảnh hưởng tới số lượng nhân viên sẽ được tuyển chọn. Do đó, nhóm công tác đã xác định những tiêu chí cơ bản và chỉ số hiệu quả công việc chính để đánh giá được tác động khi thay đổi quy trình trước đây.

Thay đổi quy trình tuyển dụng

Công chức Hải quan Hoa Kỳ giám sát hàng hóa XNK.

CBP đang chuyển đổi từ quy trình tuyển dụng của “thời kỳ công nghiệp” sang quy trình tuyển dụng và đánh giá hiệu quả để có thể giữ vững vị thế cạnh tranh với các cơ quan thực thi pháp luật khác bằng cách giảm chi phí và thời gian tuyển dụng. Điều này đòi hỏi phải có sự chuyển đổi từ quy trình tuyển dụng chuẩn “thông báo và cầu nguyện”- tức là khi có vị trí trống thì CBP sẽ thông báo trên các phương tiện thông tin và cũng cầu nguyện để có thể tuyển dụng được nhân lực có trình độ đáp ứng nhu cầu công việc. Để làm được điều đó, điều cần thiết đối với CBP là phải nâng cấp phương pháp, kỹ thuật và hạ tầng công nghệ thông tin để giảm thời gian tuyển dụng và giảm chi phí cũng như tập trung vào chiến lược tuyển chọn để thu hút ứng cử viên có trình độ cao.

Cục Quản lý nguồn nhân lực của CBP đã xây dựng một chiến lược tuyển dụng, trong đó thống nhất việc thông báo các vị trí cần tuyển, thay đổi hình thức trao đổi thông tin với ứng cử viên, giúp cho các nhà quản lý và ứng cử viên hiểu rõ hơn quy trình tuyển dụng, duy trì một quy trình đánh giá chắc chắn và hiệu quả, và đảm bảo có được một sự cạnh tranh công bằng và cởi mở, dựa trên sự liêm chính và tin cậy.

Quy trình tuyển dụng trước đây của CBP được coi là chưa thân thiện với ứng cử viên do thường kéo dài và không được công bố rộng rãi nên còn có đánh giá là chưa minh bạch. Qua thăm dò ý kiến, phần lớn ứng cử viên đều tỏ ra bối rối và không thoải mái về quy trình tuyển dụng và nội dung đánh giá. Trong đó, điểm yếu của quy trình này là sự phức tạp của các nội dung bài kiểm tra cùng với sự thiếu chia sẻ thông tin giữa các bên liên quan.

Tính đến tháng 4-2012, CBP đã xây dựng được 19 quy trình tuyển dụng cho các vị trí khác nhau trong tổ chức mình. Trong đó, vẫn còn có những quy trình đang được thử nghiệm và đánh giá trước khi chính thức triển khai. Các biện pháp củng cố quy trình tuyển dụng thường tập trung vào các điểm như: cập nhật thông tin về những thay đổi về chính sách và thực tiễn, các hành động nâng cao hiệu quả trao đổi thông tin, công nghệ, tăng cường phối hợp nội bộ. Nhìn chung, các hoạt động được tiến hành trong năm tài khóa 2012 đã góp phần giảm chi phí và thời gian tuyển dụng, nâng cao chất lượng và sự phối hợp nội bộ trong CBP.

Ngoài ra, CBP đã chủ động đưa việc kiểm tra tim mạch vào trong quy trình trước thời hạn quy định của Luật ABCA là 3 tháng. Năm 2012, CBP ghi nhận tổng chi phí tuyển dụng đã giảm 5,5% và tổng thời gian tuyển dụng giảm 4,9%. Những biện pháp cải tiến tiêu biểu giúp mang lại kết quả này bao gồm:

- Sử dụng các công cụ bổ sung: Cục Quản lý nguồn nhân lực xây dựng một công cụ lựa chọn trước giúp phân tích hiệu quả, đánh giá năng lực của ứng cử viên. Công cụ này cho phép CBP sắp xếp lại danh sách ứng cử viên dựa trên năng lực cá nhân.

- Quản lý quy trình tuyển dụng một cách công khai và dễ hiểu đối với ứng cử viên: CBP cải tiến hình thức thông báo tuyển dụng để ứng cử viên tiềm năng có thể nắm được thông tin liên quan đến việc tuyển dụng vào các vị trí công việc. Từ đó, ứng cử viên có thể đối chiếu với nhu cầu, sở thích, khả năng và trình độ mà vị trí công tác yêu cầu.

- Cải tiến trao đổi thông tin: CBP nỗ lực trong việc cung cấp thông tin cho ứng cử viên và nhất là những ứng cử viên được lựa chọn thông qua thư điện tử, thư tín và dự kiến trong thời gian tới sẽ gửi tin nhắn tự động tới điện thoại cá nhân. Những nỗ lực này giúp ứng cử viên ý thức được vị trí công việc và chuẩn bị sẵn sàng khi tham gia quy trình tuyển dụng.

- Thay đổi nội dung kiểm tra: CBP đã bổ sung thêm một nội dung kiểm tra thực hành trong quy trình tuyển dụng để cung cấp cho ứng cử viên biết được cơ hội có thể được tuyển dụng. Trong năm 2012, đã có khoảng 31.000 ứng cử viên tham gia dự tuyển và sau đó đã quyết định không tiếp tục dự thi vào CBP.

- Thay đổi về quy trình: CBP đang chuyển dần từ việc tiếp nhận hồ sơ dạng giấy sang hình thức điện tử, với việc tổng hợp số liệu tức thời và giảm thiểu nhân lực quản lý hồ sơ. Sự thay đổi này cũng cho phép CBP xác định và loại bỏ những hồ sơ không hợp lệ ở giai đoạn trước khi tổ chức tuyển dụng.

- Thay đổi về chính sách: CBP tạo điều kiện cho ứng cử viên bị trượt vòng kiểm tra sức khỏe có được cơ hội thứ hai để được kiểm tra lại. Kết quả này cho phép tuyển dụng được 60 trường hợp đủ tiêu chuẩn trong vòng kiểm tra lại sức khỏe của năm 2012. (Cải tiến này cũng căn cứ vào thực trạng sức khỏe của ứng cử viên bởi có thể, tại thời điểm tra, sức khỏe của ứng cử viên đang ở tình trạng không tốt).

Định hướng thay đổi trong tương lai

Hiện nay, CBP tiếp tục có kế hoạch cải tiến cơ chế tuyển dụng. Cụ thể, hồ sơ của ứng cử viên đang được thu thập dưới dạng điện tử để lưu trữ và sẽ được liên kết với cơ sở dữ liệu nhân lực của CBP (gọi tắt là HRBE). Cải tiến này sẽ giảm chi phí vận hành để quản lý hành chính, lưu trữ hồ sơ và tra cứu thông tin. Quy trình mới cũng cho phép giảm thiểu rủi ro lộ thông tin như đã từng có đối với việc xử lý hồ sơ giấy (ví dụ, hồ sơ bị thất lạc, bị rách hoặc bị hủy hoại do tác động của tự nhiên).

Cục Quản lý nguồn nhân lực của CBP đang thiết kế một chương trình marketing và tuyển dụng tập trung vào một quy trình tuyển dụng thống nhất và sẽ được triển khai trong 5 năm tới. CBP cũng chỉ đạo các đơn vị trực thuộc như Công đoàn và Văn phòng Quyền bình đẳng phối hợp trong việc đảm bảo quyền lợi của ứng cử viên, tạo ra sự minh bạch trong tuyển dụng. Ngoài ra, chương trình đang được thiết kế cũng dành một phần cho việc tuyền truyền về sự đóng góp của nữ giới trong bộ máy tổ chức của CBP thông qua việc giới thiệu những vị trí công việc mà nữ giới có thể đảm nhận.

Để chuẩn bị cho lần tuyển dụng tiếp theo, CBP sử dụng những thành tựu mới về công nghệ thông tin. CBP là một trong những cơ quan chính phủ đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin và có quan hệ tốt với giới truyền thông. Điều đó có lợi cho việc quảng bá hình ảnh của tổ chức, tìm kiếm được những ứng cử viên có trình độ. Ngoài ra, CBP cũng sử dụng các công cụ mạng xã hội như Youtube, Twitter, Pinterest, LindlkeIn và Flickr… Đây là điểm mới đối với các cơ quan chính phủ bởi các mạng xã hội thường là những nguồn chuyển tải thông tin quan trọng tới ứng cử viên tiềm năng.

Trước sức ép về ngân sách như hiện nay, CBP cần tiếp tục phải tự điều chỉnh để có thể giữ vững vị trí cạnh tranh với các cơ quan chính phủ khác và khu vực tư nhân để tuyển dụng được nguồn nhân lực có chất lượng. Nhóm công tác của CBP về cải tiến quy trình tuyển dụng sẽ tiếp tục nghiên cứu tìm ra những nét mới, tạo ra sự hấp dẫn trong tuyển dụng nhân lực. Điều quan trọng là việc tuyển dụng nhân lực phải được coi là một công việc thường xuyên có tính chiến lược với tổ chức vì định kỳ đều có một số lượng nhất định nhân viên rời khỏi tổ chức vì những lý do khác nhau và cần có một số lượng nhân lực tương đương hoặc thậm chí có chất lượng cao hơn thay thế. Điều đó đúng với khẳng định của bà Coffman là “tuyển dụng và quản lý nguồn nhân lực là một vấn đề chưa bao giờ kết thúc đối với CBP”./.

Số liệu tuyển dụng nhân sự của CBP trong các năm gần đây