Công chức Hải quan “sở hữu” nhiều phần mềm tiện ích

Anh Trần Quốc Đính

Lãnh đạo Chi cục cho biết, anh Trần Quốc Đính là người đang “sở hữu” nhiều phần mềm tiện ích được sử dụng ngay tại đơn vị, thậm chí được phát triển mở rộng ứng dụng trong toàn ngành Hải quan. Đó là, phần mềm quản lý phương tiện vận tải, quản lý hàng hóa của cư dân biên giới, hành khách xuất nhập cảnh (phần mềm này được sử dụng toàn Ngành trong 2 năm 2009-2010) và mới đây nhất là Phần mềm lưu trữ điện tử.

Gặp chúng tôi, anh Trần Quốc Đính chia sẻ: Mỗi phần mềm tiện ích ra đời, cũng là sản phẩm của cả một quá trình đúc kết kinh nghiệm từ thực tế. Những khó khăn, bất cập trong công tác quản lý viết trên giấy được chuyển tải bằng ngôn ngữ lập trình gặp vô vàn khó khăn, bởi vậy từ lúc nhen nhóm ý tưởng đến khi lên kế hoạch triển khai phải mất vài tháng.

Điều đáng nói, để cho ra đời những phần mềm tiện ích như vậy, anh Trần Quốc Đính đã dành phần lớn thời gian ngoài giờ làm việc để tổng hợp lại vốn kiến thức khi còn ngồi trên giảng đường đại học, nghiên cứu, rồi viết đi viết lại nhiều lần ý tưởng, chạy thử nghiệm để lấy ý kiến góp ý của các đồng nghiệp trong đơn vị...

Như Hệ thống lưu trữ điện tử, chỉ sau 3 tháng, kể từ khi được lãnh đạo Cục Hải quan Quảng Trị “đặt hàng”, anh Trần Quốc Đính đã cho ra đời sản phẩm này. Mặc dù, công tác văn thư-lưu trữ không phải là mảng nghiệp vụ được phân công phụ trách nhưng anh Đính đã thành công khi đưa phần mềm này ứng dụng thực tế công việc tại đơn vị.

Động lực để anh Trần Quốc Đính viết Hệ thống lưu trữ điện tử cũng chính là do khối lượng văn bản phải lưu trữ trong đơn vị quá lớn, lại tốn chi phí bảo quản, kho lưu trữ... Mặt khác, việc tra cứu, tìm kiếm văn bản mất nhiều thời gian, công sức của công chức quản lý công tác này. Có Hệ thống lưu trữ điện tử sẽ giải quyết được những bất cập đó. Theo đó, Hệ thống sẽ dùng để lưu trữ các văn bản điện tử, có thời hạn vĩnh viễn. Mặt khác, người sử dụng Hệ thống này cũng khá đơn giản, chỉ cần cài đặt phần mềm trên một máy tính thông thường và chỉ cần đăng nhập vào Hệ thống, muốn tra cứu bất kỳ văn bản nào, ngay lập tức Hệ thống sẽ cho kết quả chính xác.

Giới thiệu với chúng tôi, anh Trần Quốc Đính cho biết thêm, việc lưu trữ văn bản, hồ sơ tài liệu theo dạng truyền thống (tức là lưu trữ văn bản trong kho) nhưng muốn tra cứu một hồ sơ hoặc tài liệu bất kỳ sẽ mất nhiều thời gian để tìm kiếm hoặc sao y tài liệu. Vì thế, nếu việc quản lý kho lưu trữ dưới dạng điện tử thì thao tác để tìm hồ sơ hoặc tài liệu trở nên đơn giản, thuận tiện và nhanh chóng, mất rất ít thời gian để sao y một bộ hồ sơ, tài liệu. Ngoài ra, để đảm bảo tính bảo mật, Hệ thống cũng tự động phân quyền người sử dụng. Ví dụ, người quản trị hệ thống có quyền sử dụng các chức năng của phần mềm; phân quyền sử dụng cho các tài khoản truy cập vào chương trình. Mặt khác, công chức văn thư lưu trữ được sử dụng các chức năng nhiệm vụ của công chức làm công tác lưu trữ như cập nhật, tìm kiếm hoặc in văn bản, hồ sơ tài liệu.

Trao đổi với chúng tôi, Cục trưởng Cục Hải quan Quảng Trị Bùi Thanh San đánh giá cao sự nhiệt huyết, tận tâm và hiệu quả phần mềm do công chức Trần Quốc Đính nghiên cứu. "Phần mềm lưu trữ điện tử đã khắc phục được những hạn chế trong việc bảo quản hồ sơ, tài liệu, tra cứu văn bản... Đây được xem là một công cụ lưu trữ các hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn. Mặt khác, trong quá trình quản lý hàng hóa của cư dân biên giới, hành khách xuất nhập cảnh mất nhiều thời gian giám sát của công chức hải quan, chưa có phần mềm quản lý. Chính vì vậy, xuất phát từ thực tiễn công việc, phần mềm quản lý hàng hóa của cư dân biên giới, hành khách xuất nhập cảnh đảm bảo quản lý thống nhất, chặt chẽ hơn, thuận lợi hơn, giảm thời gian cho người dân"- Cục trưởng Bùi Thanh San nhấn mạnh.